Haruskah Karyawan Memilih Apa yang Ingin Mereka Kerjakan?

Tingkat kemampuan adalah faktor penentu

Setidaknya, terdapat beberapa hal yang mendominasi tren dunia kerja, mulai dari desain tempat kerja, digitalisasi, metodologi agile, hingga yang paling favorit di tengah pandemi–kerja jarak jauh. Namun, terdapat aspek penting lain dari dunia kerja yang semakin sering diterapkan, yaitu seleksi tugas secara mandiri oleh masing-masing karyawan.

Umumnya, proses penentuan job description dan departemen suatu karyawan dilakukan oleh para manajer (top-down communication). Dewasa ini, para karyawan semakin diberdayakan untuk memilih tugas mereka sendiri yang mana bertentangan dengan konsep ‘pin factory’-nya Adam Smith. Perusahaan software Valve dan pabrik otomotif FAVI memperbolehkan karyawannya untuk memilih tugas dan tim proyek mereka masing-masing. Nyatanya, seleksi tugas secara mandiri sudah umum diterapkan oleh perusahaan software dan organisasi lainnya yang tidak begitu hierarkis karena dampak positifnya untuk mendorong motivasi karyawan.

Walaupun begitu, alokasi tugas tradisional tetap dominan dan terus berkembang bahkan di sektor-sektor yang intensif inovasi. Terbukti, kedua metode pembagian kerja memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Mengetahui mana yang harus diterapkan dan kapan harus menerapkannya dapat berdampak langsung pada kinerja organisasi dan moral karyawan.

Dalam makalah baru kami, karya Massimo Warglien, kami melihat kondisi di mana seleksi mandiri lebih unggul daripada alokasi tugas tradisional, meskipun tidak didorong oleh manfaat motivasional. Ketika karyawan sangat terspesialisasi, tugas-tugas mereka berbeda dengan yang lainnya, dan ketersediaan karyawan menjadi tidak terduga.

Ketika seleksi mandiri menjadi lebih umum, penemuan kami dapat membantu organisasi yang sedang mempertimbangkan pilihan tersebut atau memodifikasinya supaya lebih sesuai.

Mencocokkan karyawan dengan tugas

Penelitian menunjukkan bahwa seleksi mandiri memiliki keunggulan dalam mengalokasikan tugas yang sesuai dengan keterampilan seorang karyawan. Karyawan pun semakin termotivasi ketika mereka diperbolehkan untuk memilih tugas berdasarkan preferensinya. Namun, kekurangannya adalah mereka sering kali kurang diperhatikan oleh manajer, sehingga koordinasi menjadi terhambat. Bahkan, beberapa tugas mungkin tidak terselesaikan.

Untuk memahami lebih perbedaan dari kedua pendekatan tersebut, kami mengembangkan gagasan pembagian kerja sebagai proses ‘mencocokkan karyawan dengan tugas’. Kami menggunakan model matematis dan simulasi komputer untuk mengetahui dalam kondisi apa salah satu pendekatan dapat menghasilkan keuntungan relatif.

Kami berasumsi bahwa dalam proses alokasi tugas tradisional, manajer atau pihak yang berwenang bertujuan untuk memilih karyawan terbaik untuk setiap tugas yang tersedia. Dalam proses seleksi mandiri, semua karyawan memilih tugas yang paling mereka kuasai.

Ketika lebih baik bagi bos untuk memilih

Tampak jelas bahwa alokasi tugas tradisional lebih unggul daripada seleksi mandiri pada skenario tertentu. Pihak yang berwenang akan memberikan setiap tugas kepada karyawan terbaik dan menghindari understaffing (kekurangan karyawan). Di sisi lain, karyawan yang memilih secara mandiri akan tidak terlalu memperhatikan keterampilan dan pilihan karyawan lainnya. Sebagai analogi, skenario tersebut bagaikan proyek baru yang membutuhkan anggota tim.

Ketika suatu tugas muncul pada saat yang tak terduga, seperti ketika karyawan mengundurkan diri, seorang manajer akan memilih karyawan terbaik untuk hal itu. Namun, ketika karyawan diperbolehkan untuk menjadi sukarelawan pekerjaan itu, “penumpukan” akan terjadi.

Seleksi mandiri dapat mengungguli alokasi tradisional ketika karyawan tersedia pada saat yang tidak terduga. Kami menemukan bahwa dalam situasi seperti ini, faktor kunci yang cenderung mengarah pada seleksi mandiri adalah tingkat spesialisasi seorang karyawan.

Baca juga: Kekuatan dari Kecerdasan Kolektif

Faktor penentu seleksi mandiri

Ketika para karyawan sangat terspesialisasi, perhitungan kami menunjukkan bahwa seleksi tugas secara mandiri menghasilkan performa kerja yang lebih baik secara keseluruhan dalam hal tingkat keterampilan total di seluruh tugas yang diberikan. Pada situasi sebaliknya, alokasi tradisional mengungguli seleksi mandiri.

Variabel lain seperti motivasi dan produktivitas tetap konstan dalam model kami. Kedua pendekatan tersebut diasumsikan sama baiknya dalam menilai keterampilan untuk suatu tugas. Tugas independen satu sama lain dan alokasi tidak dapat diubah.

Penelitian kami mengindikasikan bahwa jika Anda memiliki 10 karyawan kompeten dengan spesialisasi berbeda, perusahaan Anda kemungkinan besar akan mendapat manfaat dari membiarkan mereka memilih tugas yang mereka sukai. Kualitas kerja dan motivasi secara keseluruhan akan meningkat, dan berkurangnya resiko karyawan yang kurang kompeten “menghalangi” karyawan yang lebih kompeten mengambil alih suatu tugas.

Sebagai contoh, Buurtzorg yang merupakan organisasi profesi keperawatan asal Belanda, menerapkan tim swakelola yang terdiri dari 12 perawat. Para perawat tersebut mengelola dan melakukan semua tugas mulai dari memberikan layanan di rumah hingga perekrutan, administrasi, penjadwalan, dan pelatihan. Intinya, setiap perawat dapat memilih dan menyusun portofolio aktivitas mereka.

Di sisi lain, jika karyawan memiliki keterampilan yang sama antara satu sama lain, akan lebih baik bagi manajer untuk mengalokasikan tugas.

Studi kami mengasumsikan bahwa karyawan pandai melakukan sesuatu yang mereka sukai. Kami juga dapat memperkirakan temuan kami dapat mencakup variabel lain:

Alokasi manajerial untuk pekerja sosial; untuk menyeimbangkan anggota dari yang pendiam dan banyak bicara; seleksi mandiri untuk pekerja yang lebih suka bekerja sendiri
Alokasi manajerial ketika SDM terbatas; seleksi mandiri ketika SDM tersedia banyak
Alokasi manajerial ketika tugas saling bergantungan; dalam artian jika suatu tugas tidak ditetapkan dapat menyebabkan bencana; seleksi mandiri untuk tugas mandiri.

Membuat seleksi mandiri lebih baik

Pembagian kerja melalui seleksi mandiri semakin menjadi topik penting untuk organisasi, dikarenakan profesional muda lebih suka memiliki otonomi di tempat kerja. Namun, tidak semua tugas dapat diberikan secara mandiri.

Penelitian kami memberikan perusahaan serangkaian alat untuk menentukan apakah pendekatan ‘bawah ke atas’ ini dapat bekerja untuk mereka.

Inilah pertanyaan yang perlu menjadi perhatian: Apakah karyawan kami memiliki keterampilan khusus untuk tugas yang tersedia? Apakah tugas-tugas tersebut kurang lebih independen satu sama lain? Apakah ketersediaan karyawan sulit diprediksi? Lanjutkan dengan seleksi mandiri jika jawaban untuk semua hal di atas adalah “ya”.

Lebih baiknya lagi, modifikasikan proses seleksi mandiri tersebut dengan elemen-elemen dari alokasi tugas tradisional. Ya, bisa dibilang semacam hybrid antara keduanya. Ingat lagi soal Buurtzorg, di mana prosedur dirancang secara transparan untuk membagi secara adil tugas-tugas administratif yang kurang diminati para perawat. Cara lain untuk menghindari tugas agar tidak kekosongan karyawan adalah dengan mendorong karyawan untuk memilih tugas yang dapat memberikan mereka pengalaman atau keterampilan baru daripada tugas yang telah mereka kuasai.

Jadi, daripada memilih Tugas A yang telah Karyawan X pilih sebelumnya (tugas yang telah dikerjakan berkali-kali seperti pengembangan software), Karyawan Y dapat mengambil Tugas B di mana dirinya dapat membuat kontribusi yang lebih besar, meskipun Karyawan Y lebih baik daripada X dalam mengerjakan Tugas A.

Ide hybrid lainnya adalah dengan mendorong karyawan untuk mengambil “passion project” sesuai preferensi mereka masing-masing. Sebagai contoh, adakan hackathon di mana siapapun dapat memilih dan memecahkan masalah apapun yang disediakan. Apapun bentuknya, pembagian kerja tetap vital bagi kinerja organisasi seperti biasanya.

Tonton video terbaru dari Leaderonomics: