7 Kebiasaan Pemimpin Meeting yang Hebat

Pemimpin yang handal adalah seseorang yang bisa mengarahkan timnya untuk mencapai visi atau tujuan besar yang ingin dicapai bersama. Untuk mencapai visi tersebut, pemimpin perlu menyelaraskan timnya melalui meeting. Semakin efektif meeting yang dilakukan, maka semakin efektif organisasi tersebut, dan semakin efektif pemimpin tersebut.

Berikut adalah beberapa kebiasaan pemimpin meeting yang handal:

Baca juga: Tantangan Bekerja dalam Tim

1. Buat meeting sekecil mungkin, tidak lebih dari 7 orang

Professor Harvard Business School, Axtell mengatakan bahwa ketika kita berbicara dengan 1 orang saja, Anda juga bisa membaca body language orang tersebut. Sebaliknya, hal itu akan sulit dilakukan dalam grup meeting yang terdiri dari 20 orang atau lebih. 

Apabila Anda mau banyak orang berkontribusi, Anda harus batasi peserta meeting yang hadir. Axtell menyatakan bahwa 4-5 orang adalah jumlah optimal untuk memastikan semua berkontribusi dalam 1 jam meeting.

Kesulitan dari meeting yang besar adalah banyak dari mereka yang jadi merasa tidak perlu untuk berbicara. Ketika orang-orang merasa mereka tidak berkontribusi, mereka akan bekerja di bawah kapasitas mereka seharusnya.

Ini bukan berarti meeting dengan 20 orang akan berakibat kegagalan. Namun, Anda harus persiapkan secara matang. Anda perlu berpikir bagaimana bisa mendapatkan input yang dibutuhkan dari grup dan menganalisis kondisi peserta meeting di ruangan. Anda perlu menjadi master dalam mengolah diskusi dan pembahasan.

2. Buat durasi sependek mungkin, tidak lebih dari 1 jam

Riset menunjukkan bahwa ada manfaatnya bila kita membuat meeting singkat. Pertama, orang menjadi lebih fokus. Kedua, orang menjadi lebih efektif dalam berdiskusi dan membuat solusi pada saat diberikan deadline. Ketika orang-orang tahu bahwa mereka terbatasi oleh waktu, mereka akan berhenti bertanya atau berbicara dan fokus menyelesaikan fokus utama pekerjaan mereka.

Namun, jangan juga Anda memaksa untuk menyelesaikan meeting dalam 30 menit atau memaksa ambil keputusan secepatnya. Jika tujuan meeting Anda dalah untuk membahas sesuatu, maka berikan waktu yang cukup untuk peserta meeting lain untuk memberikan pendapat mereka, menambahkan opini mereka atas sebuah ide, dan mengambil kesimpulan. Batas waktu akan membuat meeting lebih efisien, namun jangan juga membuat itu terlalu pendek karena Anda akan kehilangan beberapa pembicaraan yang penting.

3. Larang penggunaan devices

Pertama, para ahli menunjukkan bahwa devices mengganggu konsentrasi semua orang. Banyak orang berpikir bahwa mereka mampu multitasking—membalas email, membaca Twitter, sambil mendengarkan orang dalam meeting. Hasil riset neurosains pun menunjukkan bahwa kita tidak akan bisa multitasking, bahkan multitasking meningkatkan produksi hormon stres cortisol yang mengakibatkan pusing dan kehilangan fokus. 

Riset menunjukkan bahwa orang yang mencoba multitasking membutuhkan waktu 50% lebih lama untuk menyelesaikan pekerjaan dan 50% lebih sering melakukan kesalahan.

Kedua, penggunaan devices mengganggu orang lain. Posting Facebook atau menggunakan handphone saat meeting sangatlah tidak sopan. Banyak orang yang kecewa dan tersinggung pada saat orang lain menggunakan handphone pada saat meeting. Memang terkadang, Anda bisa menulis catatan di handphone atau ada sesuatu yang sangat penting untuk direspon pada saat itu. Namun, bila tidak ada hal-hal tersebut yang dilakukan, matikan semua handphone, laptop atau tablet dan fokuskan perhatian Anda hanya pada meeting.

Baca juga: 6 Tips Memenangkan Hati Calon Klien Saat Meeting

4. Stand-up meetings lebih produktif

Bila memungkinkan, lakukan meeting berdiri. Pada tahun 1999, riset dari American Psychological Association menunjukkan bahwa stand-up meeting biasanya akan 34% lebih singkat daripada meeting yang dilakukan secara duduk dengan hasil yang sama.

Namun, hati-hati juga untuk tidak membuat perilaku berdiri ini mengganggu konsentrasi atau tujuan utama meeting.

5. Pastikan semua berpartisipasi, pantik jika perlu

Beberapa orang mungkin mau mengutarakan pendapat mereka, namun tidak merasa perlu sampai mereka ditanya. Mungkin ini akibat kepribadian atau kultur mereka. Orang-orang yang belum mengutarakan pendapatnya biasanya memiliki perspektif yang bagus dalam diskusi dan perlu untuk Anda pancing.

Bila semua mengutarakan pendapatnya, hal tersebut tidak hanya bagus untuk kelangsungan meeting. Namun juga untuk membuat semua peserta merasa berkontribusi dan didengarkan. Dengan cara ini, orang akan menjadi lebih berkomitmen dalam melaksanakan hasil meeting.

Untuk orang yang memang sangat pendiam, Anda bisa berbicara dengan mereka sebelum meeting dan sampaikan pada mereka kontribusi apa yang Anda harapkan dari mereka. Dengan begitu, mereka memiliki waktu untuk merencanakan apa yang mereka ingin sampaikan pada saat meeting. Pada saat meeting, Anda mungkin tetap perlu untuk menanyakan pendapat mereka namun mereka akan lebih bersedia untuk mengutarakan pendapatnya.

6. Jangan jadikan meeting hanya untuk update

Lakukan update hanya dalam waktu singkat. Update meeting hanya membuang waktu. Business meeting memerlukan komitmen, fokus dan keputusan orang-orang. Jangan melakukan meeting terlalu sering. Jika meeting bisa dihindari, sebaiknya tidak perlu dilakukan.

7. Persiapkan agenda dan tujuan utama meeting

Membuat agenda meeting sebelumnya sangat penting. Jelaskan kepada semua anggota meeting apa yang akan dibahas sehingga peserta bisa mempersiapkan apa saja yang dibutuhkan dan mencapai tujuan organisasi dengan efisien. 

Tanpa tujuan meeting yang jelas, grup tidak berkontribusi dengan baik dalam mengambil keputusan.

Banyak data di luar sana yang menunjukkan bahwa banyak waktu yang dibuat bila meeting tidak efektif. Namun Anda tidak membutuhkan riset bila Anda sebenarnya bisa merasakan itu. Untuk meeting selanjutnya, pastikan Anda melakukan usaha terbaik Anda untuk memaksimalkan waktu dan partisipasi semua orang, termasuk diri Anda sendiri. 

Artikel ini diterbitkan dari akun LinkedIn milik William Budihardjo.