Seberapa Intens Komunikasi yang Tergolong Cukup?

Belakangan ini, pesan dari LinkedIn tentang information sufficiency (kecukupan informasi) mengingatkan saya akan media komunikasi yang paling sering digunakan para karyawan, yaitu email. Pasalnya, kecukupan informasi kerap kali menjadi permasalahan para pemimpin. Di saat kelebihan komunikasi menyebabkan terlalu banyak informasi yang diterima seseorang, kurangnya komunikasi juga dapat menimbulkan kesalahpahaman. 

Rata-rata, karyawan menerima lebih dari 120 email setiap hari. Ambang batasnya adalah sekitar 50 per hari, yang mampu membuat produktivitas dan kesehatan seseorang menurun. Karena itu, Anda perlu memahami iklim komunikasi yang ada, dengan mengetahui kapan waktunya Anda menerima dan menolak tawaran sambil tetap konsisten dan relevan dengan lawan bicara Anda.

Kuncinya bukan di seberapa banyak, namun seberapa relevan informasi yang diterima seseorang. Hal tersebut untuk mengantisipasi waktu yang sia-sia terbuang karena kedua belah pihak memiliki persepsi berbeda akan sesuatu. Nyatanya, sebagian besar email yang diterima seorang karyawan justru tidak memberikan informasi yang mereka butuhkan.

McKinsey melaporkan bahwa seorang karyawan rata-rata menghabiskan 28% waktu kerja mereka untuk mengurus email dan 20% untuk mencari informasi atau meminta bantuan kepada rekan kerja mereka. Ketika perusahaan menggunakan media sosial untuk keperluan internal organisasi, pesan yang diterima karyawan pun semakin banyak meskipun fitur pencarian membantu hingga 35% waktu mereka dalam mencari suatu informasi. 

Baca juga: Era New Normal, Peluang Baru untuk Public Relations

Tidak semua informasi yang diterima karyawan penting. Bahkan, beberapa informasi malah mengalihkan perhatian dan mengurangi produktivitas seseorang bila tidak diuraikan dengan baik. Penelitian telah menunjukkan bahwa organisasi akan rugi karena komunikasi mereka buruk. Di sisi lain, beberapa perusahaan secara terang-terangan melarang penggunaan email untuk mengurangi kemungkinan pandemi mengambil alih kehidupan karyawan mereka. Perusahaan tersebut beralih ke media sosial meskipun email masih terus menjadi media komunikasi yang paling disukai.

Menurut penelitian Slack, sebagian besar pekerjaan akan mengalami perubahan hingga 42% dalam beberapa tahun yang akan datang. Pekerjaan pun terus berevolusi, sedangkan email tidak. Maka dari itu, berapa banyak email yang Anda kirim bukan menjadi permasalahannya di sini. Perlu adanya peningkatan kualitas komunikasi dan sistem yang memudahkan manajer dan karyawan lainnya untuk menerima informasi secara efektif dan efisien.

Maka dari itu, kita perlu memahami efisiensi komunikasi dari berbagai sudut pandang. Apakah komunikasi X memperjelas suatu hal? Bisakah hal tersebut menghasilkan penerimaan (acceptance) yang lebih baik? Apakah kepuasan audiens meningkat karenanya? Sebuah studi yang dilakukan oleh IULM merekomendasikan dialog antara manajer dan karyawan sebagai hal yang lebih berharga untuk memberikan kejelasan dan arahan.

Proses dari kecukupan informasi ke kejelasan (clarity), penerimaan (acceptance), kepuasan (satisfaction), keterlibatan (engagement), hingga pengalaman (experience) dapat mendorong dialog yang bermakna antara para pemangku kepentingan. 

Daripada terjebak dalam tumpukan email, lebih baik kita mengalihkan fokus untuk meningkatkan kualitas informasi dan performa bisnis ke depannya.

Artikel ini diterbitkan dari akun LinkedIn milik Aniisu Verghese.

Jika Anda tertarik untuk menciptakan suasana kerja yang menyenangkan, kunjungi Budaya! Budaya adalah aplikasi yang menawarkan berbagai fitur employee engagement untuk mempererat komunikasi dan rasa kebersamaan dalam organisasi Anda.

Pelajari lebih lanjut tentang Budaya di sini atau email info@leaderonomics.com