Tips Mengelola Komunikasi Jarak Jauh yang Efektif

Komunikasi jarak jauh adalah hal yang sangat vital di saat pandemi.

Kesuksesan bisnis pun bergantung pada seberapa efektif komunikasi perusahaan tersebut berjalan, baik dalam internal perusahaan maupun dengan pihak eksternal. Namun, tidak jarang komunikasi dengan tim terhambat meskipun telah didukung oleh berbagai macam teknologi komunikasi digital.

Lalu, bagaimana caranya agar kita dapat mengelola komunikasi jarak jauh yang efektif dengan rekan kerja lainnya? Simak pembahasan berikut ini!

Baca juga: Senjata Diri dalam Meningkatkan Kapasitas Komunikasi

1. Pastikan tim Anda memahami aplikasi yang digunakan

Meskipun kebanyakan pekerja sekarang melek teknologi, hal tersebut tidak menutup kemungkinan bahwa rekan kerja Anda tidak familiar dengan aplikasi yang digunakan perusahaan. Alangkah baiknya jika Anda melatih tim cara pemakaian suatu aplikasi terlebih dahulu sehingga mereka dapat memanfaatkan fitur yang ada dengan optimal.

Hal tersebut penting dalam rangka memaksimalkan fasilitas yang telah disediakan perusahaan. Sebab, akan sangat disayangkan jika hanya segelintir karyawan yang memanfaatkan fasilitas tersebut dikarenakan tidak semua karyawan mengetahui cara mengoperasikannya.

2. Terapkan komunikasi terbuka

Diperlukan komunikasi yang lancar antara berbagai pihak di dalam perusahaan, baik itu manajer, pemangku kepentingan, dan karyawan untuk memastikan lingkungan kerja yang harmonis. 

Hal ini dapat terjadi bila semua pihak dalam perusahaan bebas berpendapat. Dengan komunikasi terbuka, maka setiap anggota tim dapat lebih nyaman menyampaikan kendala yang mereka hadapi dan juga solusi terhadap masalah tersebut. Salah satu caranya adalah dengan mengadakan forum evaluasi dengan tim secara periodik. Dialog antar berbagai pihak kemudian dapat membantu meningkatkan partisipasi tim dan produktivitas perusahaan secara berkelanjutan. 

3. Ciptakan Ruang Komunikasi yang Aman

Selain penting untuk meningkatkan partisipasi tim, memastikan adanya ruang komunikasi yang aman pun tidak kalah krusial. Jika tidak, karyawan Anda tidak akan merasa nyaman untuk menyampaikan kendala yang mereka hadapi karena takut menerima konsekuensi. Oleh karena itu, upayakan cara bagaimana orang lain dapat melihat Anda sebagai sosok yang terbuka, suportif, dan bisa didekati sebagai pemimpin.

Baca juga: Komuniaksi yang Baik atau Buruk?

4. Menetapkan Kebijakan Tata Kelola

Anda dapat membuat alur komunikasi jarak jauh lebih efisien dengan menerapkan kebijakan tata kelola untuk aplikasi yang digunakan. Hal ini termasuk menetapkan apakah seseorang dapat mengundang orang lain ke dalam room, siapa yang memiliki tanggung jawab untuk membuat room, channel, dan lain sebagainya. Anda juga dapat memberlakukan kebijakan penamaan untuk setiap meeting atau huddle yang dilakukan agar mempermudah proses rekap agenda.

5. Bedakan Fungsi Setiap Forum Komunikasi

Pada umumnya, terdapat berbagai macam forum di mana Anda bisa berdialog dengan rekan kerja lainnya. Meeting saja terbagi menjadi beberapa macam, seperti team building, status update, brainstorming, one-on-one, dan lain sebagainya. Anda pun perlu memastikan bahwa tim memahami manfaat setiap forum tersebut sehingga dialog dapat berjalan maksimal. 

6. Jalin Hubungan Personal Baik dengan Rekan Kerja

Ada kalanya Anda tidak perlu membahas tentang pekerjaan dengan rekan kerja. Luangkan waktu untuk berbicara santai dengan karyawan Anda, entah itu untuk sekedar menanyakan kabar atau mengetahui kesibukan lain di luar kantor yang mereka lakukan. Melalui hal tersebut, Anda dapat memahami kondisi karyawan dengan baik sehingga memudahkan Anda untuk mengidentifikasi masalah ketika performa mereka terhambat. Lingkungan kerja yang sehat pun dapat terbangun dengan terjalinnya relasi yang baik antar seluruh pihak di perusahaan.

Leaderonomics.com adalah situs bebas iklan. Dukungan dan kepercayaan kalian lah yang mendorong kami untuk terus menyajikan artikel berkualitas tiap harinya. Ketika Anda mendukung kami, maka secara langsung Anda membantu jutaan orang untuk terus mengakses situs kami secara gratis. Jika berkenan, Anda bisa dukung kami di sini.