7 Masalah Umum Saat Onboarding Karyawan Baru

Sumber:
Benzoix dari Freepik.com

Onboarding sangatlah penting bagi karyawan maupun kesuksesan organisasi

Masa depan seorang karyawan baru sangat dipengaruhi oleh pengalaman mereka selama beberapa bulan pertama. Oleh karena itu, proses onboarding yang efektif menjadi kunci untuk membantu mereka beradaptasi dengan cepat dan menunjukkan kinerja optimal. Untuk mencapai hal tersebut, karyawan baru memerlukan materi, informasi, alat, serta pelatihan yang tepat.

Namun, banyak perusahaan menghadapi beberapa masalah umum saat onboarding karyawan baru. Mengidentifikasi masalah tersebut memungkinkan perusahaan untuk mengatasinya sebelum berkembang menjadi hal yang lebih besar. Mari kita jelajahi peran penting onboarding dan cara mengatasi masalah-masalah tersebut.

1. Kewalahan Informasi

Prostooleh dari Freepik.com

Coba ingat proses onboarding Anda terakhir. Umumnya, hari pertama seorang karyawan baru sangatlah padat. Selain menerima begitu banyak informasi, Anda harus bertemu banyak orang baru. Perusahaan pun ingin karyawan langsung produktif, sehingga proses onboarding terasa terburu-buru.

Padahal, karyawan baru seharusnya diprioritaskan untuk beradaptasi dengan peran dan tanggung jawabnya terlebih dahulu. Harapannya, mereka merasakan pengalaman positif dari awal bergabung dengan perusahaan.

Adakan beberapa sesi pembekalan atau pelatihan sehingga karyawan baru dapat memahami secara mendalam peran baru mereka. Anda bisa memberikan mereka onboarding checklist yang harus diselesaikan dalam tiga minggu.

Melainkan pelatihan secara terus-menerus, berikan waktu bagi karyawan baru untuk mencerna informasi dan mengeksplorasi secara mandiri. Ini sangatlah penting ketika mereka masih dalam tahap mengenali sistem perusahaan. Terlebih, kesempatan ini memudahkan karyawan baru untuk membangun koneksi dan berinteraksi dengan kolega lainnya.

2. Data yang Tidak Terorganisir

Solusi terpusat untuk menyimpan data penting karyawan adalah kunci. Hal ini memudahkan tim maupun manajer perekrutan untuk mengakses data terbaru dan paling akurat, sehingga meminimalisir risiko kesalahpahaman.

Untuk database karyawan yang lebih efisien, gunakan onboarding software yang terintegrasi dengan sistem pelacakan pelamar (ATS) atau platform manajemen talenta. Dengan begitu, data karyawan baru dapat terhubung secara mulus dengan sistem manajemen kinerja, payroll, dan HRIS.

Mengumpulkan data di satu tempat meningkatkan transparansi dan akuntabilitas. Untuk kartu karyawan, gunakan API pembaca MRZ agar informasi karyawan dapat tercatat dengan mudah dan akurat di sistem HRIS perusahaan.

3. Proses Onboarding yang Melelahkan

Freepik dari Freepik.com

Memulai pekerjaan baru tentu menyenangkan, tetapi kita semua tahu bahwa urusan administrasi bisa sangat menguras energi. Riset menunjukkan bahwa proses onboarding karyawan baru biasanya melibatkan 54 tugas, termasuk mengisi formulir. Proses onboarding yang lambat dengan tumpukan dokumen hanya akan menyebabkan frustasi bagi karyawan baru.

Permudah proses onboarding dengan memanfaatkan formulir online dan tanda tangan digital. Mulailah proses sebelum hari pertama dengan memberikan informasi penting tentang perusahaan dan menyiapkan akses ke alat yang diperlukan. Pendekatan proaktif ini memungkinkan Anda sebagai HR untuk memulai sebelum tanggal resmi. Cara ini mempermudah karyawan baru dengan memberi mereka lebih banyak waktu untuk fokus memahami peran mereka dan beradaptasi dengan tim.

4. Kurang Persiapan dan Struktur yang Tidak Jelas

Banyak perusahaan, terutama startup, mengandalkan kultur perusahaan yang cenderung informal dan santai—dengan anggapan bahwa hal tersebut dapat mendorong terciptanya inovasi. Namun, penting untuk memastikan bahwa proses onboarding tidak dilakukan secara sembarangan dan tanpa struktur yang jelas.

Karyawan yang paling kreatif pun membutuhkan sense of belonging untuk bekerja dalam tim dan memenuhi target. Anggaplah proses onboarding sebagai kesempatan untuk mengintegrasikan para karyawan baru ke dalam kultur perusahaan. Misalnya, dengan mengundang mereka ke channel khusus karyawan baru pada aplikasi seperti Trello atau Slack.

Libatkan juga tim marketing Anda; beberapa organisasi menerapkan 'drip campaign', di mana setiap hari karyawan baru berinteraksi dengan jajaran manajemen, HR, dan rekan-rekan lainnya sebelum hari pertama kerja. Jangan lupa siapkan merchandise perusahaan (jika ada) untuk menyambut mereka pada hari pertama.

5. Tidak Memberikan Ekspektasi Kerja yang Jelas

Karyawan baru umumnya penuh semangat, tapi semangat ini bisa hilang dengan cepat. Salah satu alasan hilangnya motivasi dan penurunan kinerja adalah target atau ekspektasi kerja yang tidak jelas. Kesalahpahaman pun dapat dihindari dengan menyampaikan secara jelas apa yang harus dicapai oleh karyawan di setiap tahapan.

Meskipun setiap perusahaan berbeda, tentukan secara garis besar apa yang harus dikontribusikan oleh karyawan baru dan bagaimana cara mengukurnya. Hal ini akan lebih jelas dengan adanya deskripsi pekerjaan sebagai pernyataan visi atau misi dasar. Bagikan juga indikator kesuksesan yang dapat diukur dalam jangka waktu bulanan, 90 hari, atau setahun.

6. Inkonsistensi Proses Onboarding

Meskipun proses onboarding bisa berlangsung dengan cara yang tidak selalu pasti, usahakan untuk menjaga konsistensi dalam pelaksanaan pembekalan ataupun pelatihan. Tentu saja, Anda tidak bisa mengontrol seluruh kegiatan secara langsung, namun pastikan ada onboarding checklist yang memastikan semua karyawan menerima informasi yang sama.

Perubahan metode onboarding di setiap pertemuan bisa membuat karyawan bingung dan memperumit peran Anda. Sebelum memulai sesi onboarding, tentukan daftar kegiatan, tujuan, dan dokumen yang dibutuhkan.

7. Informasi Onboarding yang Tidak Sesuai Peran

Mungkin Anda pernah tergoda untuk melatih karyawan dari berbagai area perusahaan secara sekaligus. Namun, pendekatan ini justru bisa membuat mereka kewalahan dan tidak efektif. Saat onboarding karyawan baru, pastikan informasi yang diberikan relevan langsung dengan peran masing-masing karyawan.

Contohnya, onboarding untuk HR tidak perlu mencakup pembahasan tentang sales. Fokuskan saja pada perkenalan anggota tim dan karyawan HR baru. Mungkin ada informasi umum tentang perusahaan yang perlu disampaikan, namun pastikan informasi yang disampaikan selama onboarding relevan dengan peran karyawan baru tersebut.

Penutup

Proses onboarding sangat penting bagi karyawan maupun kesuksesan organisasi, namun tantangannya sering kali mempengaruhi penyesuaian dan produktivitas karyawan baru. Masalah umum seperti miskomunikasi, ekspektasi kerja yang tidak jelas, dan kurangnya sosialisasi dengan kolega perlu diantisipasi agar tidak menjadi gawat di kemudian hari. Untuk mengatasi masalah tersebut, organisasi harus mengambil langkah proaktif dengan menekankan manfaat dari proses onboarding yang terstruktur dan menciptakan lingkungan kerja yang mendukung.