Keringkasan: Kunci Bekerja Dengan Generasi Muda

Saya sering diajukan soalan ini: “Bagaimana kamu mampu uruskan pekerja generasi muda yang banyak perangainya?

Setiap kali saya akan menjelaskan bahawa saya rasa tiada perbezaan yang ketara antara pekerja generasi muda dengan yang lanjut usia.

Setiap generasi ada golongan yang kerap bertukar kerja, yang hidup tanpa mengambil kisah dengan hidup semasa berumur 20-an, yang bekerja keras, yang berusaha sepenuh jiwa raga dan yang kurang sabar. Dan setiap generasi menerima leteran dan diperlekeh generasi sebelumnya.

Maka selama bertahun-tahun, saya percaya bahawa mitos berkaitan dengan generasi hanyalah mengarut. Namun demikian, baru-baru ini, saya mendapati tenaga kerja generasi muda ini berkongsi satu sifat utama – mereka tidak sabar dengan perkara yang bergerak perlahan.

Jika anda membesar sebagai Gen X, kesabaran merupakan kunci utama kepada kejayaan (dan kesihatan). Segalanya menelan masa – termasuk menghidupkan komputer yang boleh mengambil masa selama lima minit.

Tetapi jika anda membesar dalam generasi milenial, halaju adalah perkara utama. Menunggu 20 saat untuk menghidupkan komputer dianggap terlalu lama. Urusan menulis e-mel berubah daripada beberapa perenggan kepada satu baris sahaja; yang penting adalah terus menyatakan niat. Menjadi ringkas dan efektif merupakan mantera baharu kebelakangan ini.

Walau bagaimanapun, keringkasan yang sebati dengan golongan pekerja ini tidak pula diamalkan sehingga ke peringkat atasan. Hakikatnya, ramai pengurus yang masih percaya bahawa mesyuarat dan perbualan yang mengambil masa yang panjang dengan pekerja adalah lebih berkesan. Mereka sememangnya salah.

Keringkasan sangat besar kesannya. Dalam kajian terbaharu oleh Zenger Folkman, ramai orang diajukan soalan berkenaan tempoh sesi latihan yang dirasakan paling mantap dan memberi impak oleh pengurus mereka. Majoriti memberi respons kurang daripada 15 minit. Dan maklum balas sebegini adalah daripada semua generasi.

Apabila hari-hari kita bertambah sibuk dan dipenuhi dengan ‘tugasan’, keringkasan mungkin jawapannya, untuk membolehkan kita menyiapkan lebih banyak kerja (dan demi kewarasan kita juga!). Biarpun masa sememangnya tidak cukup tetapi keringkasan masih menjadi isu besar.

Kebenaran yang tak terkata

Menjadi ringkas bukannya mudah. Keringkasan memerlukan banyak persediaan dan kerja.

Mark Twain pernah berkata, “Saya tiada masa untuk menulis surat yang pendek, maka saya menulis surat yang berjela-jela panjang.” Twain menyedari bahawa menulis surat dan e-mel yang ringkas tetapi mantap kesannya memerlukan masa dan usaha.

Lebih senang untuk menulis e-mel yang panjang (yang mungkin tidak akan dibaca pun) tetapi untuk menulis e-mel yang pendek tetapi memberi kesan, ini mungkin memakan masa berjam-jam untuk disunting sebelum menjadikannya sempurna.

Malah ucapan yang terbaik juga adalah yang ringkas dan berkesan. Ucapan “I have a dream” (“Saya mempunyai sebuah mimpi”) oleh Martin Luther hanyalah selama 16 minit manakala ucapan Gettysburg oleh Presiden Abraham Lincoln hanya ada 10 baris sahaja.

Begitu juga mesyuarat dan apa-apa sahaja yang kita lakukan. Untuk menguruskan sesebuah mesyuarat dengan efektif memerlukan persediaan yang rapi, masa dan usaha.

Tetapi saya pasti anda akan bertanya soalan ini: “Kebanyakan mesyuarat berlaku tanpa perancangan. Rakan kerja berjalan masuk ke pejabat. Saya tiada masa untuk melakukan persediaan. Bagaimana boleh uruskan perbincangan sebegini dengan ringkas dan berkesan?”

Berdiri atau tidak?

Memang betul. Kebanyakan situasi dalam hidup kita yang bergerak pantas berlaku secara spontan.

Jadi, kemahiran utama yang perlu kita pelajari ialah kemampuan untuk mengurus interaksi sedemikian dalam cara yang paling singkat. Memastikan setiap pertemuan harian dengan pekerja atau bos berjalan dengan pantas merupakan kunci kejayaan anda.

Malah kebanyakan tenaga kerja generasi baharu lebih suka pertemuan singkat tetapi padat berbanding mesyuarat yang panjang dan rumit.

Berikut merupakan beberapa cara yang saya sendiri gunakan untuk memastikan saya mampu mengurus pertemuan singkat dengan pantas dan berkesan.

Sentiasa berdiri

Saat apabila seseorang datang ke tempat saya, saya cenderung berdiri untuk mewujudkan rasa tergesa-gesa. Kebanyakan orang akan serta-merta menghentikan perbualan kosong dan terus menyatakan hasrat mereka berjumpa dengan saya. Jika perkara tersebut memerlukan keputusan yang pantas, saya akan sentiasa berdiri sepanjang mesyuarat. Mesyuarat berdiri secara umum sangat produktif berbanding mesyuarat duduk. Aliran darah lebih laju dan kebanyakan orang berusaha menyelesaikan sesuatu masalah dengan cepat.
Cepatkan rentak

Apabila seseorang singgah ke pejabat dan mula berborak kosong, saya terus merenung jam tangan dan berkata saya perlu ada perbincangan lain dalam masa lima minit (dan itu adalah benar!) Ini akan mempercepat rentak dengan serta-merta, menjadikan kami lebih pantas menangani masalah yang sedang dihadapi. Saya juga suka perjumpaan secara berjalan, iaitu bermesyuarat sambil berjalan ke satu lagi perjumpaan. Pertemuan sebegini sangat bagus kerana semua orang terpaksa bercakap pendek-pendek sahaja. Perbincangan sebegini ada had masa yang tertentu. Kadang-kadang semasa sedang berjalan, sesuatu urusan boleh diselesaikan.
Jadualkan beberapa perjumpaan singkat

Saya cuba menetapkan beberapa mesyuarat ringkas 15 minit berbanding kebiasaan iaitu selama sejam bagi setiap mesyuarat. Kadangkala ini membangkitkan masalah kerana beberapa isu memerlukan perbincangan dan pertimbangan yang mendalam. Namun apabila orang ramai menyedari mereka hanya ada masa 15 minit, mereka datang lebih bersedia dengan pilihan dan jalan penyelesaian. Dengan itu, kami akhirnya menjimatkan sebahagian besar masa ‘memerah otak’ dan memperoleh keputusan dengan lebih pantas dan aktiviti-aktiviti kami ada nilai tambah.
Guna aturan 4 ayat

Beberapa tahun yang lepas, perunding tebusan FBI George Kolhrieser mengajar saya aturan empat ayat. Aturan ini secara ringkasnya menetapkan anda MESTI sampaikan apa yang anda mahu katakan dengan empat ayat. Selepas itu anda mesti memberi peluang kepada individu lain. Individu tersebut juga perlu memberi pandangan mereka dengan menggunakan empat ayat dan kemudiannya memberi giliran pada orang lain. Sukar untuk menguasai kemahiran ini tetapi apabila anda berjaya berbuat demikian, pertemuan singkat akan menjadi sangat mantap dan mendatangkan impak.
Fokus pada audiens tertentu

Setiap manusia berbeza dan setiap perjumpaan juga berbeza. Pastikan interaksi anda ringkas tetapi bertepatan dan spesifik kepada individu dan kumpulan tertentu yang sedang berhubung dengan anda.
Tamatkan perjumpaan dengan tindakan susulan yang jelas

Banyak perjumpaan berakhir dengan pelan tindakan yang tidak jelas. Jadikan tabiat untuk mencoret tiga perkara yang anda harap untuk disiapkan dan serahkan kertas itu kepada individu yang bertanggungjawab. Kemudian catatkan dalam buku nota anda dan ikuti dengan tindakan susulan. Orang ramai akan mendapat mesej yang jelas bahawa ada tindakan yang perlu dilakukan bagi setiap perjumpaan. Lambat-laun, bilangan perjumpaan akan berkurang kerana mereka akan mula sedar bahawa perjumpaan bukannya tempat untuk ‘berbual’ tetapi untuk bertindak dan melaksana.

Adakan lebih banyak mesyuarat berdiri

Apabila semua orang berdiri semasa mesyuarat, mereka semua terpaksa memberi perhatian. Ini sangat menjimatkan masa. Berdiri juga merupakan tanda seseorang belajar secara aktif. Hal ini disokong oleh satu penyelidikan yang menyatakan, “Kumpulan yang berdiri mengambil 34% masa yang lebih singkat untuk membuat keputusan seperti yang dipertanggungjawabkan, dan tiada perbezaan ketara dari segi kualiti keputusan antara kumpulan yang berdiri dan yang duduk.”

Akhir kata

Pada tahun 1603, Shakespeare menulis,

“Keringkasan membentuk jiwa cerdik pandai.”

Para pemimpin perlu memahami kuasa di sebalik keringkasan. Mengurus masa dengan lebih cekap akan memberi diri anda lebih banyak masa untuk membuat perkara yang lebih penting dalam memacu organisasi ke arah yang lebih maju.

Tetapi hal ini bermula dengan penguasaan kemahiran berinteraksi dan berjumpa dalam masa singkat. Namun penguasaan ini mungkin memerlukan sedikit masa. Maka tumpukan usaha untuk membuat perubahan kecil dalam mesyuarat dan interaksi anda. Mulakan dengan berdiri dan laksanakan aturan empat ayat. Lambat-laun anda akan menikmati kuasa keringkasan.

Seperti yang dinyatakan Thomas Jefferson,

“Bakat yang paling berharga ialah tidak sekali-kali menggunakan dua perkataan apabila satu perkataan sahaja sudah mencukupi.”