Komunikasi Tempat Kerja: Berhenti Bertanya "Adakah Anda Faham?"

Apabila organisasi atau pasukan anda berkomunikasi dengan berkesan, anda lincah. Anda boleh bertindak balas untuk perubahan dengan cepat. Tetapi jika organisasi anda tidak melabur dalam komunikasi di tempat kerja yang berkesan, anda akan menghadapi siri salah faham berterusan yang membuang masa, mewujudkan konflik dan menyeret prestasi semua orang jatuh ke bawah. Dengan satu alat komunikasi tempat kerja yang mudah digunakan akan menghapuskan kebanyakan kekecewaan ini, menjimatkan masa anda dan meningkatkan prestasi serta semangat.

Berhenti Bertanya "Adakah Anda Faham?"

Setiap saat komunikasi dengan pasukan atau pelanggan anda adalah berharga. Terutamanya dalam organisasi hibrid, terpencil atau bergerak pantas, anda perlu membuat setiap interaksi dikira.

Tetapi salah satu cara terburuk untuk membuang detik-detik berharga ini ialah dengan bertanya, "Adakah anda faham?"

Jika orang itu menjawab "ya"—baik, anda tidak tahu lebih daripada yang anda lakukan sebelum anda bertanya. Mereka berkata "ya", tetapi apakah maksud "ya" itu sebenarnya?

Mungkin mereka fikir mereka faham (dan sama ada mereka faham atau tidak, anda tidak tahu). Atau mungkin mereka hanya memberitahu anda ya kerana itulah yang mereka fikir anda harapkan untuk mendengar.

Mungkin mereka hanya mahu meneruskan dan meneruskan tugas seterusnya, jadi mereka berkata "ya" dengan harapan untuk meninggalkan perbualan.

Tanpa mengira niat orang itu, apabila seseorang memberitahu anda, "ya, saya faham," anda tidak tahu lebih daripada yang anda lakukan sebelum anda bertanya. Dan anda jarang belajar tentang masalah dalam memahami sehingga kemudian apabila keadaan menjadi salah.

Sekarang, jika mereka memberitahu anda "tidak, saya tidak faham," itu adalah lebih baik dalam erti kata sekarang anda mempunyai maklumat baharu. Tetapi anda masih tidak tahu di mana kekeliruan itu berlaku atau apa yang perlu dilakukan mengenainya. Dan ia memerlukan orang yang anda minta mempunyai keberanian untuk mengakui bahawa mereka tidak faham (yang tidak sepatutnya mengambil keberanian, tetapi selalunya faham).

Maksimumkan ROI Komunikasi Tempat Kerja Anda: Semak Pemahaman

Anda boleh memanfaatkan setiap perbualan sepenuhnya dan menghapuskan masa berjam-jam, hari, malah bulan kekecewaan, sakit kepala dan sakit hati dengan beralih daripada "adakah anda faham?" Sebaliknya, tanyakan soalan terbuka yang membantu anda berdua segera mengetahui sejauh mana anda memahami apa yang telah diperkatakan oleh satu sama lain. Kami memanggil ini sebagai "semak untuk pemahaman."

Semak Pemahaman Mereka

Apabila anda menyemak pemahaman, tanya orang lain apa yang mereka faham (bukan jika mereka faham). Terdapat banyak cara anda boleh melakukan ini. Berikut adalah beberapa contoh:

• "Mari kita semak pemahaman di sini, apakah langkah seterusnya yang akan kita ambil?"
• "Saya ingin memastikan kita berada di halaman yang sama. Apa yang berlaku sekarang?”
• "Apakah pemahaman anda tentang perjanjian kami?"

Semua soalan ini terbuka – orang yang menjawab akan berkongsi apa yang mereka tahu. Tiada tekanan ya/tidak untuk menjadi betul. Ini tentang berkongsi perspektif mereka supaya kita boleh bergerak ke hadapan dengan cekap.

Semasa anda mendengar mereka meringkaskan dalam kata-kata mereka, anda akan mengetahui perkara yang mereka ketahui dan tempat mereka kehilangan maklumat kritikal. Kini anda boleh menjelaskan dan memastikan semua orang mempunyai perkara yang mereka perlukan.

Semak Pemahaman Anda

Apabila anda sedang menerima komunikasi daripada rakan sekerja, ahli pasukan, penyelia, ahli lembaga, pasangan, anak, rakan – atau sesiapa sahaja, anda boleh menggunakan semak untuk pemahaman untuk memastikan anda mendapatnya.

Kali ini, anda akan mengulangi kembali perkara yang anda fahami dan meminta penjelasan. Sebagai contoh:

• "Saya mendengar bahawa kita perlu menggerakkan projek ini untuk menyampaikannya pada hari Jumaat ini dan kita harus menangguhkan kerja kita pada usaha pemasaran sehingga minggu depan. Adakah saya mempunyai hak itu?”
• “Nampaknya kami telah bersetuju untuk menambah orang sepenuh masa kepada pasukan ini. Jika betul, saya akan bercakap dengan HR untuk menyiarkannya."
• "Nampaknya tugas ini akan mengambil masa kira-kira lima jam, adakah itu yang anda fikirkan?"
• “Saya mendengar permintaan data yang bersaing daripada pasukan lain menghalang anda daripada mendapatkan apa yang anda perlukan untuk menyelesaikannya tepat pada masanya. Betul ke?”

Dalam semua contoh ini, anda tidak membenarkan diri anda menganggap anda faham. Anda semak semula. Kadangkala anda akan memanjangkan pemeriksaan itu untuk pemahaman untuk menambah lebih jelas. Sebagai contoh:

• “Terima kasih kerana mengesahkan. Jadi, apa yang saya lihat akan berlaku seterusnya ialah pasukan produk akan bimbang. Bagaimanakah kita akan menyampaikan perubahan dengan mereka?”
• “Baiklah, jadi bukan lima jam. Anda mahukan anggaran 30 minit. Adakah anda selesa dengan julat berbanding nombor tertentu?”

Sama ada anda menyemak pemahaman mereka atau anda, kini semua orang mempunyai maklumat yang sama.

Semakan Organisasi untuk Kefahaman

Salah satu bahagian kehidupan yang paling mengecewakan dalam organisasi yang berkembang melangkaui satu tahap organisasi ialah komunikasi yang melata. Kami sentiasa mendengar kekecewaan komunikasi di tempat kerja pemimpin kanan yang tidak memahami mengapa semua orang tidak berada di halaman yang sama.

Masalah biasanya berpunca daripada kekurangan - anda meneka, menyemak pemahaman. Tetapi biasanya terdapat dua atau tiga pemeriksaan yang perlu dilakukan.

Jika anda seorang pemimpin kanan yang mempunyai maklumat untuk disalurkan melalui organisasi (dan ia bukan maklumat pasif - orang perlu melakukan sesuatu dengannya), anda perlu memastikan bahawa semua orang mendapatnya dan bertindak ke atasnya. Begini cara anda melakukannya:

1. Mulakan dengan pasukan laporan langsung anda.

Sebagai tambahan kepada mesej utama, jelaskan dengan pasukan bahawa sebahagian daripada tanggungjawab mereka adalah untuk memastikan bahawa pasukan mereka memahami dan bertindak mengikut mesej tersebut. Semak pemahaman dengan laporan langsung anda. Contohnya, "Baiklah, jika tiada soalan lagi, mari semak pemahaman. Apa yang perlu berlaku seterusnya? Bila?" Pastikan mereka melata dan memastikan pemahaman sebagai sebahagian daripada langkah seterusnya.

2. Semak tahap langkau untuk pemahaman.

Setelah garis masa bertingkat berlalu, lakukan beberapa perbualan dengan orang yang melaporkan kepada pasukan anda. Tanya, "Apakah pemahaman anda tentang [topik / mesej utama]?"

Dengar apa yang mereka katakan. Jika mereka salah, jangan tegur mereka. Sebaliknya, betulkan perlahan-lahan: "Oh, sebenarnya, inilah yang berlaku... Apakah soalan yang akan datang untuk anda?" Kemudian anda boleh mengakhiri dengan pemeriksaan lain untuk memahami: "Hanya untuk memastikan saya berkomunikasi dengan jelas seperti yang saya harapkan, apakah yang anda dengar saya katakan di sini?"

Anda mungkin menyukai artikel ini:

Apakah Soalan Panduan Anda?

3. Melatih pengurus yang orangnya tidak memilikinya.

Ini adalah langkah kritikal jika anda mahukan organisasi yang lincah, responsif dan bertanggungjawab. Anda perlu memastikan ahli pasukan anda bertanggungjawab atas pemahaman pasukan mereka tentang mesej. Jika pasukan mereka tidak memilikinya, itu adalah tanggungjawab ahli pasukan anda.

Daftar masuk dengan ahli pasukan anda. Beritahu mereka bahawa mereka mempunyai beberapa orang yang bergelut dengan mesej itu. Semak dengan mereka tentang cara mereka berkomunikasi. Bagaimanakah mereka menyemak untuk memahami diri mereka sendiri? Adakah mereka? (Atau adakah mereka berpaling kepada "adakah anda faham" dan gagal mempelajari perkara yang sebenarnya diketahui orang?)

Jika pengurus terus bergelut, anda boleh menghadiri mesyuarat di mana mereka akan berkomunikasi dan memerhati cara mereka melakukannya dan kemudian melatih mereka selepas mesyuarat. Ini jarang mengambil masa lebih daripada sekali atau dua kali sebelum mereka memikirkannya dan memastikan komunikasi yang jelas.

Ini mungkin menarik minat anda:

Adakah Komunikasi Semuanya Tentang Anda?

Hapuskan Halangan Komunikasi Tempat Kerja Biasa

Sebaik sahaja pemimpin belajar bagaimana untuk menyemak pemahaman, terdapat empat halangan biasa yang menghalang komunikasi yang jelas.

1. Bimbang ia mengambil masa terlalu lama

Kami faham—apabila masa singkat, setiap detik terasa berharga.

Tetapi pelaburan dalam pemahaman yang jelas memberi anda banyak masa kemudian sehingga anda tidak akan menghabiskan masa untuk membersihkan salah faham, melakukan semula kerja dan menyelesaikan konflik yang tidak perlu.

2. Perasaan seperti orang harus "lebih baik daripada ini"

“Mereka ini adalah profesional. Mereka sepatutnya mendapat ini kali pertama.” Kami mendengar yang ini agak sedikit.

Terus terang, ia adalah karut. Komunikasi manusia adalah mencabar pada masa yang terbaik dan tiada siapa yang melakukannya dengan betul setiap masa. Sebenarnya, kami mengajar konsep ini hampir setiap hari, dan kami masih sering mengalami salah faham di mana kami akan menggunakan perkataan yang sama, tetapi mentafsirkannya secara berbeza.

Salah satu tanggungjawab kepimpinan anda yang paling kritikal ialah komunikasi. Anda tidak boleh memberi inspirasi, memotivasikan atau membawa sekumpulan orang ke mana-mana jika anda tidak dapat berkomunikasi. Dan anda belum berkomunikasi sehingga semua orang berkongsi pemahaman.

3. Salah faham yang disengajakan

Apabila anda meminta semua orang dalam pasukan anda bertanggungjawab untuk komunikasi mereka, anda mungkin menemui beberapa orang yang telah bersembunyi di sebalik salah faham yang disengajakan. Lagipun, "jika saya biarkan ia samar-samar, saya tidak perlu mengikuti atau mengecewakan sesiapa. Saya tidak boleh bertanggungjawab untuk itu.”

Anda dan pasukan anda akan melatih beberapa orang ini kepada akauntabiliti yang lebih besar yang akan membantu prestasi dan hubungan mereka. Orang lain mungkin tidak mahukannya dan anda akhirnya akan melatih mereka keluar dari organisasi.

4. Mengelakkan emosi negatif

Pengurus yang bergelut untuk menyemak pemahaman selalunya ingin mengelak daripada berurusan dengan emosi negatif.

Jika mesej utama itu akan menjengkelkan atau membimbangkan sesetengah pasukan mereka, mereka mungkin menyampaikannya tanpa paksaan. Mereka mungkin berkongsi mesej, tetapi tidak menyemak pemahaman kerana berbuat demikian membuka pintu untuk perasaan orang tentang isu itu.

Orang itu boleh berkata, “Ya, saya faham. Inilah yang anda katakan. Saya cuma tak suka.” Bagaimana sekarang?

Bantu pengurus anda belajar mendengar dengan mendalam, mencerminkan perkara yang mereka dengar—semak pemahaman tentang kebimbangan ahli pasukan dan perasaan mereka, dan bergerak dari situ. (Dan model ini sendiri.)

Langkah seterusnya mungkin untuk menyampaikan kebimbangan pekerja kepada anda. Ia mungkin untuk mengakui perasaan mereka dan kemudian meminta pendaftaran: “Saya dengar ini mengecewakan anda. Saya tidak meminta anda berasa berbeza. Adakah ia sesuatu yang anda masih boleh lakukan?

Bantu pengurus anda belajar mendengar dan mengakui tanpa perlu menyelesaikan setiap masalah atau aduan dan anda akan meningkatkan keupayaan mereka untuk berkomunikasi.

Giliran anda

Dalam program pembangunan kepimpinan kami, para peserta secara konsisten meletakkan semak untuk pemahaman sebagai salah satu alat mereka yang paling berharga. Apabila anda menguasai alat komunikasi tempat kerja yang berkuasa ini dan menerapkannya ke seluruh pasukan anda, anda akan menuju ke organisasi yang lincah, responsif dan produktif.

Kami ingin mendengar daripada anda—bagaimanakah anda telah menggunakan semak untuk memahami dalam kepimpinan anda? Adakah anda mempunyai kisah ketika orang tidak berada di halaman yang sama? Mari dengar cerita anda!

Artikel ini diterjemah daripada:

Workplace Communication: Stop Asking “Do You Understand?”