Mesyuarat 5 Minit: Apa yang Saya Pelajari Apabila Masa Tidak Mencukupi

Sesuatu yang tidak dijangka berlaku minggu lalu yang membuatkan saya mempertikaikan kepercayaan asas saya tentang mesyuarat yang berkesan.
Seorang klien muncul 20 minit lewat untuk panggilan Zoom yang dijadualkan selama 25 minit (dengan lima minit tambahan, sudah tentu). Saya sedang menunggu di bilik Zoom saya, melakukan kerja lain, dan beranggapan bahawa mesyuarat itu telah dibatalkan. Kemudian klien itu muncul dengan maaf dan senyuman manis yang membuatkan saya ingin mengenalinya.

Dengan hanya 5 minit yang tinggal dalam slot kalendar saya dan mesyuarat lain yang tidak boleh ditunda, saya mempunyai dua pilihan: menjadualkan semula atau mencuba sesuatu yang nampaknya mustahil—menyelesaikan perbualan perniagaan yang bermakna dalam masa yang diperlukan untuk membuat ia berjalan dengan lancar.
Kami memilih pilihan kedua, dan apa yang berlaku mengejutkan saya.
Dalam masa tepat 4.5 minit, kami:

Bertukar konteks syarikat (120 saat)
Meringkaskan situasi semasa kami (kurang dari 60 saat)
Mengenal pasti pihak berkepentingan utama dan penjajaran projek (30 saat)
Menghubungkan keupayaan kami dengan keperluan mereka (30 saat)
Menggariskan langkah seterusnya yang jelas
Dan menyelesaikan semuanya.

Apa yang menarik perhatian saya: Semua perkara selesai—bukan sahaja mencukupi, tetapi sepenuhnya. Sudah tentu, pembinaan hubungan dan beberapa konteks diabaikan. Tetapi kami mencapai langkah tindakan, dan itu adalah perasaan yang luar biasa dan tidak dijangka.

Apabila Kekangan Menjadi Pemangkin
Sebagai seseorang yang sangat percaya pada kuasa hubungan bermakna, eksperimen tidak sengaja ini mencabar andaian saya. Walaupun saya masih berpendapat bahawa melabur masa dalam hubungan adalah penting, pengalaman ini mendedahkan sesuatu yang mendalam tentang pendekatan lazim kita terhadap komunikasi perniagaan, menimbulkan persoalan: Berapa banyak daripada tempoh mesyuarat kita yang sebenarnya berdasarkan kebiasaan dan bukan keperluan?
Kita sudah tahu bahawa pekerja di A.S. menghabiskan kira-kira 15% daripada minggu kerja mereka, atau 393 jam setahun, dalam mesyuarat—hanya 30% daripadanya yang produktif. Walaupun sebahagiannya disebabkan oleh perangkap biasa seperti agenda yang tidak jelas, kehadiran yang tidak diperlukan, dan perbincangan yang tidak fokus, adakah mungkin juga kerana kita cenderung untuk melebih-lebihkan jumlah masa yang diperlukan untuk perbincangan?

Tonton video ini untuk mengetahui bagaimana organisasi anda dapat mencipta legasi yang berkekalan dengan membangunkan pemimpin bertaraf dunia melalui kandungan yang menarik.

Psikologi Pengembangan Masa
Ada sains menarik di sebalik mengapa kita mungkin tidak memerlukan sebanyak masa mesyuarat seperti yang kita sangkakan. Kita sering secara tidak sedar memenuhi masa yang diberikan. Slot 30 minit menjadi 30 minit perbualan, satu jam menjadi satu jam — tanpa mengira keperluan sebenar tugas tersebut. Ini adalah fenomena yang dikenali sebagai Hukum Parkinson: kerja berkembang untuk memenuhi masa yang tersedia untuk penyelesaiannya.
Lebih menarik lagi ialah apa yang kita ketahui tentang jangka perhatian dalam mesyuarat. Penyelidikan menunjukkan bahawa 91% peserta kekal memberi perhatian dalam 15 minit pertama mesyuarat sebelum menurun, namun kita cenderung menjadualkan blok masa 30 minit, atau lebih teruk, sesi satu jam untuk perbincangan yang kita anggap "penting". Seolah-olah kita telah bersetuju bahawa lebih lama bermakna lebih baik, sedangkan bukti menunjukkan sebaliknya.

Mencari Titik Manis
Saya tidak mencadangkan kita memampatkan setiap interaksi manusia ke dalam bentuk yang paling pendek—itu akan menjadi melelahkan dan tidak produktif. Tetapi mungkin kita perlu mencabar andaian kita tentang berapa banyak masa yang benar-benar diperlukan oleh perbualan untuk menjadi berkesan.
Bagaimana jika, daripada bertanya, "Berapa lama mesyuarat ini sepatutnya berlangsung?" kita bertanya, "Seberapa cepat ini boleh diselesaikan?" Bagaimana jika kita mendekati setiap interaksi dengan kekangan masa yang sengaja? Mungkin hanya dalam eksperimen yang disasarkan, bersikap ingin tahu dan neutral tentang hasilnya.

Revolusi Sedar Masa
Anggap ini sebagai jemputan untuk bereksperimen. Lain kali anda menjadualkan mesyuarat, tanyakan kepada diri anda: