11件有条理和高效的人每天做的事情

我们经常将高效与全天候以最快速度工作混淆在一起。我们担心减慢速度整理工作会磨灭生产力，但事实表明情况并非如此：

• 平均办公室员工每天花费超过一小时的时间，仅仅用于寻找东西。
• 平均美国高管每年花费六个星期的时间在凌乱的桌子和杂乱无章的文件中，寻找遗失的信息。
• 23%的成年人表示，他们拖延付账单的原因-是丢失了它们。

杂乱无章的情况，无论是在金钱还是时间上，都是代价高昂的。但如果你能说服自己放慢脚步并整理好工作，你将会对此投资的回报率感到震惊。

每花费一分钟进行整理，就能节省一小时的时间。本杰明·富兰克林

虽然本杰明·富兰克林的估算有些夸大，但花时间进行整理，仍然是一项有价值的投资。专家估计，每花费一小时进行计划和组织，可以节省三到四个小时的时间，否则这些时间将会浪费掉。

之所以那些最冷静、最少压力的人能完成最多的事情，是因为他们理解整理的重要性，并相应地调整了他们的习惯。好消息是，你也可以通过模仿他们依赖的习惯来变得更有组织和更高效。

1. 他们不让办公桌变得杂乱

你可能认为自己知道文件在哪里，以及在哪一叠文件中可以找到它。但是，如果你认为一个整洁有序的办公桌，不会提高你的工作效率，那你就在自欺欺人。

仅整理办公桌上的物品这个行为就有助于你在大脑中进行整理。此外，普林斯顿大学的研究表明，在杂乱的办公桌上，我们的大脑所受到的竞争刺激越多，我们的注意力就越难以集中。这不仅仅是主观证据，他们还通过磁共振成像（MRI）观察到了被测试者大脑活动的差异。

2. 他们从不对同一件事处理两次

有组织且高效的人从不将事情放在等待中，因为处理同一件事两次会浪费大量时间。不要把一封电子邮件或一个电话留到以后再处理。一旦某件事引起了你的注意，你应该立即采取行动，委派他人处理，或者将其删除。

3. 他们不会在收到电子邮件时立即回复

高效的人不会让电子邮件成为源源不绝的干扰。除了按计划查看电子邮件外，他们还利用可以按发件人优先级排序的功能。他们为最重要的供应商和最好的客户设置提醒，并将其余的邮件保存到工作到一个停顿点再处理。有些人甚至设置了自动回复，让发件人知道他们将在何时查看电子邮件。

4. 他们只使用一个待办事项列表进行工作

还记得过去人们买昂贵的皮革封面计划本，并用按优先级进行彩色编码的待办事项列表填满它们的日子吗？这些可能现在看起来有点老派，但没有人可以否认它的有效性。

为什么这些计划本有效？它们提醒我们保持一个单一的待办事项列表有多么重要。当你将所有事项整合到一个列表中时，你总是知道该去哪里找，不再浪费时间试图记住哪个列表包含了你需要的信息。

5. 他们具有高度的自我意识

高效率和有组织的人，对自己有清晰的认知。他们知道自己的弱点，并建立起整理结构来克服它们。如果他们常常让会议超时，他们会设置一个计时器。如果他们在保持会议的效率方面有困难，他们会制定议程。

如果他们忘记在早上查收语音信箱，他们会设置提醒。细节并不重要，重要的是他们经过慎重思考，并使用具体的辅助工具和例行程序来应对他们的组织弱点。

6. 他们为午餐腾出时间

我们都曾经历过这样的情况，忙碌到抬头看表时，午餐时间已经过去了很久。你要么不吃午餐，要么从小吃机器里拿一个甜甜圈或一袋薯片。这两种做法都非常不好。甜甜圈会给你大约20分钟的能量提升，但之后你的注意力就会像一块石头一样下降。

至于跳餐，它不仅影响你的注意力、生产力和解决问题的能力，还会影响你的体重—（而不是以你期望的方式）。来自俄亥俄州立大学的研究表明，通过跳餐减掉的体重后来会以脂肪的形式恢复，而不是肌肉的形式。

7. 他们“吃掉那只青蛙”

“吃青蛙”是克服拖延症的最佳方法；高效率的人每天早上都会以这种美味的“食物”开始一天。换句话说，他们会首先处理待办事项清单中最不吸引人、最让人害怕的任务，然后再做其他事情。之后，他们就可以去处理激发他们热情和灵感的事情了。

8. 他们在每天结束时整理工作区

解决杂乱问题的最好方法是每天结束时留出大约10分钟的时间整理你的工作区。尽管我们知道最好一次性处理事物，但我们都曾在做事情的一半停下来，因为电话响了，或者有人来聊天。你真的无法阻止这类事情的发生，但你可以在一天结束时解决掉所有留下的半途的事项。

9. 他们在前一天晚上计划当天的工作

有组织和高效的人知道第二天他们将要完成什么任务，每天晚上都会安心地睡觉。他们在前一天晚上就明确了自己的优先事项，这样一旦新的一天开始，他们就不太可能被“迫在眉睫”的紧急事务分散注意力，这些小麻烦会冒出来，妨碍他们真正的优先事项。

10. 他们充分利用科技

关于现代科技如何延长工作时间，使我们时刻处于工作状态，已经有很多言论。尽管这可能是真的，但科技也可以让我们更高效。无论是设置电子邮件过滤器以保持收件箱无垃圾邮件，还是使用类似Evernote这样的应用程序来整理你将来需要的信息，科技并不总是坏的。如果正确使用，它可以节省大量时间。

11. 他们不忽视信件

对于这一点，我们回到“一次性处理”的观念。对于我们大多数人来说，现在很少等待纸质邮件了。但是，忽视它可能会引起问题，特别是涉及账单和税务通知之类的事情。当信件到达时，立即打开并处理它，否则你最后会在沙发垫子下面找那份逾期的账单。

总结

你花在寻找遗失物品或努力记起接下来要做什么的每分钟时间，都会损害你的工作效率。这反过来会影响你的职业潜力。好消息是，有很多工具可以帮助你保持有组织和高效，即使是我们中最不善于组织的人也可以建立一个系统来保持自我管理。

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