Bekerja Lebih Efektif dengan Teknik Timeboxing

Timeboxing adalah cara mengelola waktu agar menjadi lebih efektif sekaligus mencegah multitasking yang sering dianggap sebagai faktor penghalang produktivitas. 

Tujuan timeboxing adalah mengalokasi waktu terlebih dahulu sebelum melakukan pekerjaan atau kegiatan tertentu. Misalnya, sebelum meeting terlebih dahulu tentukan berapa lama waktunya. Kemudian buat timer apabila waktunya sudah selesai. Hentikan kegiatan tersebut apabila sudah mencapai target waktu dan lanjutkan ke kegiatan berikutnya. Secara teori terlihat sederhana, namun pada prakteknya tidak semudah itu.

Ada dua jenis timeboxing, yaitu hard time boxes dan soft time boxes. Istilah ini dibedakan dalam hal bagaimana cara mengakhiri waktu.

Baca juga: Self-Sabotage: Pengertian, Contoh, dan Cara Mengatasinya

Pada saat soft time boxes berakhir, anda masih memberikan toleransi waktu sampai pekerjaan atau kegiatan diselesaikan. Pada saat hard time boxes diberlakukan, anda berhenti total dan mengambil waktu istirahat sebelum memulai pekerjaan atau kegiatan selanjutnya. 

Kedua jenis time boxes bermanfaat. Anda bisa memasang timer untuk mengingatkan setiap orang mengenai waktu yang sudah terpakai dan sisa waktu yang masih ada.

Pada awalnya, penerapan time boxes banyak mengalami penolakan dan perdebatan. Reaksi yang terlihat seperti: "Bagaimana kalau pekerjaan belum selesai?", "Bisa minta perpanjangan waktu?" dan berbagai reaksi lainnya. Namun, bila diterapkan dengan konsisten kita akan membentuk kebiasaan untuk menggunakan waktu yang dialokasikan. Pada saat meeting, ada yang mengingatkan "waktu tinggal beberapa menit lagi!", " Yuk kita ambil kesimpulan", "Kita break dulu dan akan dilanjutkan setelah break!". Biasanya semua berusaha untuk mengambil keputusan sebelum waktu berakhir.

Baca juga: Menjaga Api Inspirasi di Tempat Kerja

Apakah ada maksimum alokasi waktu untuk satu timebox? Timebox ideal adalah maksimum 45 menit. Karena sesuai dengan ritme biologis dan psikologis manusia. Ini alasannya kenapa di sekolah satu pelajaran diberlakukan interval 45 menit. Setelah 45 menit pelajaran berhenti, lalu ada break 5-15 menit untuk memulai pelajaran berikutnya. 

Jika anda mempunyai kegiatan atau pekerjaan yang membutuhkan waktu lebih dari 45 menit, maka bisa dibagi menjadi 2 kali 45 menit atau beberapa kali 45 menit. Namun setiap selesai time box anda melakukan break 5-15 menit.

Apakah ada minimum alokasi waktu untuk satu timebox? Ya bisa saja memberlakukan timebox dengan durasi 10 menit, 20 menit, 30 menit tentunya dengan memberlakukan break time yang lebih singkat misalnya 1 menit, 5 menit dan seterusnya. Bahkan, anda bisa menetapkan 2 menit timebox dan 10 detik break misalnya pada saat melakukan kegiatan olah raga. 

Kuncinya adalah tetap memberlakukan break setiap setelah menyelesaikan satu timebox. 

Kombinasi antara timebox dan break akan membentuk kebiasaan yang lebih produktif. Bila dilakukan dengan disiplin, produktivitas akan meningkat dan kualitas hidup akan lebih baik. Silakan mencoba!

Artikel ini diterbitkan dari akun LinkedIn milik Marulam Sitohang.