Tip Meningkatkan Produktiviti Di Tempat Kerja

Bayangkan betapa seronok rasanya apabila kita berjaya menyiapkan semua tugas yang tersenarai untuk sesuatu hari. Bukan disiapkan sebarangan tetapi dengan teliti dan sempurna. Mustahil, anda kata? Kenapa pula?

Kebanyakan kita tidak seproduktif seperti yang kita inginkan kerana beberapa sebab. Salah satunya ialah kerana kita membenarkan gangguan di tempat kerja untuk mengalihkan fokus kita daripada kerja yang sepatutnya kita lakukan. Sebab yang satu lagi ialah kita bersifat reaktif dan bukannya proaktif, dan menghabiskan kebanyakan masa kerja kita memberi respons kepada sesuatu dan cuba menyelesaikan masalah yang timbul.

Berikut adalah lima tip untuk meningkatkan produktiviti di tempat kerja.

1. Buat jadual harian

Sebelum memulakan sesuatu hari, senaraikan perkara-perkara yang perlu anda siapkan pada hari itu. Tetapkan tempoh masa yang diperlukan untuk setiap perkara, termasuk masa untuk menyemak dan membalas e-mel, berehat dan sebagainya. Selepas membuat jadual tersebut, tumpukan fokus anda pada setiap aktiviti berkenaan mengikut tempoh masa yang dijadualkan.

Saya pernah bekerja dengan seorang ketua pegawai eksekutif yang cukup bersemangat membuat jadual dan menyenaraiutamakan aktiviti hariannya, baik aktiviti peribadi mahupun profesionalnya. Disebabkan disiplin ini, biarpun kalendar hariannya begitu lebat dengan urusan mesyuarat, perbincangan dan sebagainya, dia selalunya berupaya melakukan setiap sesuatu tugasnya dengan sempurna dan teliti. Yang menariknya sekali, dia amat menepati masa.

2. Berhenti membuat beberapa kerja secara serentak

Kalangan kita agak bangga dengan kebolehan membuat beberapa kerja secara serentak, lebih-lebih lagi sekiranya ia kerja yang remeh atau mudah. Adakah ia sebuah angan-angan atau realiti? Kalaupun kita boleh membuat beberapa kerja secara serentak, bagaimana pula kualiti kerja berkenaan?

Menurut profesor neurosains Earl K. Miller,membuat beberapa kerja secara serentak bukan sesuatu yang terdaya dilakukan manusia. Jadi, hakikatnya kita mungkin menipu diri apabila kita berkata kita boleh balas-membalas teks Whatsapp, menulis rencana dan mengadakan perbincangan dengan rakan kerja pada masa yang sama. Barangkali boleh tetapi kualiti kerja yang dibuat mungkin tidak seberapa, dan masa yang diambil untuk menyiapkan kerja itu mungkin lebih lama.

Fokus pada satu tugas pada satu masa. Kualiti kerja yang dibuat pasti meningkat manakala masa yang diambil untuk menyiapkan kerja itu akan dapat disingkatkan.

3. Lakukan kerja yang lebih rumit ketika minda lebih cergas

Kita cenderung menolak ke tepi kerja yang lebih rumit dan bermula dengan kerja yang lebih mudah. Ini mungkin langkah yang silap kerana apabila kita sampai ke giliran membuat kerja yang lebih rumit, minda kita mungkin sudah keletihan.

Kenal pasti masa minda anda lebih cergas, baik waktu pagi, sebelah petang atau malam. Buatlah kerja yang rumit, yang memerlukan lebih perhatian pada waktu tersebut. Anda akan dapat membuat kerja tersebut dengan lebih baik dan dalam masa yang lebih singkat berbanding jika anda melakukannya ketika minda anda letih.

4. Pandai uruskan mesyuarat

Sekiranya anda yang mempengerusikan mesyuarat itu (malah jika anda cuma salah seorang peserta), pastikan cuma mereka yang perlu hadir dijemput ke mesyuarat tersebut. Kalau tidak, yang hadir tetapi tidak ada kepentingan cuma akan menghabiskan masa kerja duduk bercangkung!

Kalau boleh, kendalikan mesyuarat itu ala berdiri. Peruntukan sebuah dua kerusi bagi mereka yang betul-betul perlu duduk. Apabila kebanyakan peserta mesyuarat terpaksa berdiri, besar kemungkinan mesyuarat itu tidak akan berpanjangan dan isu-isu utama sahaja yang akan diberi fokus.

Juga, agenda mesyuarat mesti ditetapkan dan diedarkan kepada mereka yang terlibat beberapa hari sebelum pertemuan itu berlangsung. Ini akan memberi peluang kepada mereka yang hadir untuk membuat persiapan tertentu supaya perbincangan yang rancak dapat berlangsung dalam tempoh masa yang diperuntukkan. Ya, tetapkan had masa untuk setiap perkara dalam agenda tersebut.

Di samping itu, pastikan adanya pencatat minit mesyuarat. Dia akan mencatatkan keputusan yang dibuat, tindakan susulan yang akan diambil dan tarikh tamat untuk membuat kerja susulan itu. Mesyuarat itu akan mencapai produktiviti yang diinginkan.

Berkaitan: Keringkasan – Kunci Bekerja Dengan Generasi Muda

5. Luangkan masa untuk berehat

Kita biasanya ingat jika kita bekerja berterusan tanpa meluangkan masa untuk berehat, kita akan mencapai produktiviti yang lebih tinggi. Ini mungkin fahaman yang palsu kerana apabila kita letih, kita langsung tidak terdaya membuat kerja dengan sempurna dan teliti. Kajian menunjukkan bahawa jika kita mengambil sedikit masa untuk berehat seperti 5 minit berjalan riadah mengelilingi kompleks pejabat, atau 15 minit minum kopi pada sebelah petang, ia akan membantu meningkatkan tahap konsentrasi dan mood kita.

Akhir kata

Dalam kita menangani pelbagai cabaran dalam dunia kerja, pandai-pandailah kita menggarap cara bekerja yang efektif yang membolehkan kita menyiapkan kerja kita dengan sempurna dan teliti dan dalam masa yang berpatutan. Apabila kita berjaya berbuat demikian, lebih banyak lagi kerja yang dapat kita siapkan. Ini bermakna tahap produktiviti kita akan turut meningkat.