Adakah Komunikasi Semuanya Tentang Anda?

Ia adalah hari kerja biasa. Anda tergesa-gesa dari mesyuarat ke mesyuarat (dan ya, anda juga boleh tergesa-gesa secara maya). Hantar beberapa e-mel dan mesej teks dan bercakap dengan ahli pasukan untuk mengemas kini kepada mereka tentang perkara yang anda fikir mereka perlu tahu. Anda kemudian bergegas ke mesyuarat seterusnya.

Bunyi biasa?

Saya akan mengaku saya telah bersalah melakukan ini.

Ia adalah kes klasik 'buang dan lari' dalam tindakan. Anda mempunyai maklumat dalam kepala anda yang anda fikir seseorang perlu tahu. Sememangnya, anda ingin berkongsi dengan mereka, mewakilkan tugas atau memindahkan isu itu.

Apabila anda tergesa-gesa, anda mungkin akan menyegerakan perbualan juga. Anda akan mengatakan perkara yang penting kepada diri anda tetapi mempunyai sedikit masa untuk mendengar orang lain. Anda berasa lebih baik kerana anda  berasa seperti telah berkomunikasi, dan jika ia berkaitan dengan tugasan, anda berasa gembira kerana ia tidak sesuai dengan kehendak anda dan di atas kehendak orang lain. Walau bagaimanapun, mereka di pihak yang menerima boleh berasa bingung, kecewa dan rasa ketinggalan. 

Penyelidikan merentasi lebih 330,000 pemimpin, rakan sebaya dan ahli pasukan mendapati bahawa komunikasi adalah salah satu kemahiran yang paling ketara memberi kesan sama ada seseorang pemimpin itu berjaya atau tidak.

Jack Zenger dan Joseph Folkman, yang menjalankan penyelidikan, menyediakan peserta dengan 16 kecekapan dan meminta mereka menilai empat kecekapan penting teratas untuk beberapa peranan pada tahap hierarki organisasi yang berbeza. Mampu 'berkomunikasi dengan baik dan prolifik' berada di nombor lima. Menariknya, kecekapan teratas ialah 'memberi inspirasi dan motivasi', dan saya cadangkan anda tidak boleh melakukannya jika anda tidak berkomunikasi dengan baik.

Kita semua tahu betapa kritikal komunikasi yang baik, dan ia adalah sesuatu yang membezakan pemimpin yang baik. Jadi, adakah anda tahu sama ada komunikasi anda mencapai sasaran?

Artikel berkaitan: Mahu Komunikasi Anda Mendorong Hasil Yang Terbaik?

Komunikasi yang baik adalah lebih daripada sekadar menjadi pemidato yang berkesan atau pendengar yang baik. Sebenarnya, terdapat banyak pertimbangan. Mari kita mulakan dengan lima tahap komunikasi, bergerak daripada paling kurang berkesan kepada paling berkesan.

Bermula pada tahap 1 (dan paling kurang berkesan) ialah LAMBAKAN. Ini adalah perbualan sehala. Anda sedang mencari khalayak untuk suara anda, dan anda berfikir (sama ada secara tidak sedar atau sedar), 'Ini semua tentang saya'. Anda memberi tumpuan untuk mendapatkan idea atau isu anda didengar atau maklumat yang anda perlukan untuk dikongsi dan disebarkan. Anda tidak berminat dengan perbualan atau perdebatan.

Peringkat seterusnya ialah BERDEBAT. Pada tahap 2, ia adalah pertandingan perkataan dan idea antara orang yang bercakap. Setiap orang berusaha untuk 'memenangi' perbualan atau mempunyai 'kata terakhir'. Apabila anda terlibat dalam perbualan jenis ini, anda kurang prihatin dengan mendengar dan lebih prihatin untuk menyampaikan maksud anda.

Memandangkan artikel Feri Korn yang berguna ini mengingatkan kita, otak kita secara semula jadi tidak pandai mendengar. Otak kita menggunakan heuristik (pada asasnya pintasan mental) untuk menjimatkan kapasiti pemprosesan otak, dan supaya ia boleh membuat keputusan dengan pantas. Ini berlaku semasa kita berkomunikasi juga. Semasa orang lain bercakap, anda memberi tumpuan kepada merumuskan respons anda. Anda boleh melompat ke hadapan dan menganggap apa yang akan mereka katakan seterusnya. Anda boleh membuat andaian tentang niat mereka dan mudah terganggu.

Berkomunikasi pada tahap 1 boleh menjimatkan masa anda dalam jangka pendek, manakala tahap 2 boleh menjadi menarik jika anda menyukai perdebatan yang ketat dengan sedikit perhatian untuk hasilnya. Walau bagaimanapun, tiada strategi yang baik untuk dilakukan jika anda mahukan budaya organisasi yang sihat, hasil yang mampan dan membuat keputusan yang mantap.

Sekurang-kurangnya, anda ingin berusaha untuk tahap 3, iaitu MENJELASKAN. Di sinilah perbualan lebih banyak mengenai 'kita', bukannya 'saya'. Perbualan lebih ingin tahu dan kurang menghakimi. Kedua-dua pihak ingin tahu, terbuka untuk belajar, dan mencari idea dan jawapan.

Ini adalah kritikal kerana banyak perkara yang diperkatakan tidak didengari, dan kita boleh dengan mudah salah faham apa yang orang lain katakan. Agar perbualan diteruskan dengan cara kedua-dua pihak berjalan pergi dengan tahap kefahaman yang sama, banyak perkara perlu dilakukan dengan betul. Kedua-dua pihak perlu:

• Memberi perhatian dan tidak terganggu.
• Bercakap dengan jelas dan tepat.
• Berikan semua maklumat yang diperlukan dalam perbualan untuk memastikan kejelasan.
• Mempunyai tahap kefahaman dan pemahaman yang sama tentang topik dan bahasa yang digunakan.

Semua elemen tersebut jarang hadir sepanjang keseluruhan perbualan, jadI, bertanya soalan dan menjelaskan perkara yang anda dengar adalah penting. Sangat mudah untuk disalah tafsir, terlepas kata kunci dan kemudian berakhir dengan ingatan kabur tentang apa yang diperkatakan.

Lebih baik lagi ialah tahap 4 iaitu MEMBUAT PERTIMBANGAN. Perbualan sebegini dapat melapangkan dada dan minda anda. Ia melibatkan kedua-dua pihak mendorong pemikiran mereka ke wilayah baharu. Ia mengiktiraf kesan konteks terhadap perkara yang anda perkatakan dan cara ia ditafsirkan. Ia menerima peranan yang dimainkan oleh emosi dalam cara perkataan didengar.

Melalui dialog sedemikian, setiap orang mencari wawasan, pengetahuan dan pemahaman yang lebih mendalam kerana mereka memahami apa yang berlaku dan cara mereka mentafsir apa yang berlaku.

Yang paling berkesan namun paling mencabar untuk dikuasai ialah tahap 5 –MENYESUAIKAN.

Sukar untuk mengakui bahawa anda tidak mempunyai semua jawapan dan pengetahuan serta idea anda tidak sempurna. Menjadi selesa dengan mengakui anda tidak tahu adalah tanda kepimpinan. Perbualan seperti ini adalah tentang meneroka kemungkinan dan membuat keputusan berdasarkan konteks, sifat tidak sempurna tentang cara anda membuat keputusan dan penerimaan bahawa sebagai ketua, anda tidak mempunyai lesen untuk bersikap betul.

Pada tahap 5, anda menerima pendekatan komunikasi yang lebih inklusif.

Sudah tentu, meningkatkan tahap komunikasi tidak mudah. Mungkin ada kalanya anda bergerak ke atas dan ke bawah skala bergantung pada siapa anda bercakap dan perasaan anda. Seperti semua kemahiran, ia memerlukan masa, latihan dan keinginan untuk bertambah baik. Ia juga penting jika anda ingin menjadi lebih berpengaruh dan meningkatkan serta maju.

Ingat kata-kata bijak George Bernard Shaw, "Masalah terbesar dalam komunikasi ialah ilusi bahawa ia telah berlaku". Jadi, jika anda tidak pasti sama ada komunikasi anda telah berlaku atau jika perbualan itu membantu, menarik dan berkesan, maka perkara terbaik untuk dilakukan ialah mendaftar masuk dan bertanya.

Artikel ini diterjemah daripada: Is Your Communication All About You?

Leaderonomics.com ialah laman web bebas iklan. Sokongan dan kepercayaan berterusan anda kepada kami membolehkan kami mengatur, menyampaikan dan mengekalkan penyelenggaraan laman web kami. Apabila anda menyokong kami, anda membenarkan berjuta-juta orang untuk terus membaca secara percuma di laman web kami. Adakah anda akan memberi hari ini? Klik di sini untuk menyokong kami.