Siapa yang Mengawal Hari Anda? Menguasai Lebihan E-mel

Adakah anda ingat memo itu?

Cara anda menjawab soalan itu mungkin bergantung pada umur. Bagi yang belum tahu, memo adalah proses komunikasi yang kebanyakannya telah meninggalkan tempat kerja. Anda akan menulis mesej anda, dan semua orang yang perlu menerima salinan akan disenaraikan di bahagian atas halaman. Ia telah dicetak, dan setiap nama responden telah diserlahkan. Ia kemudiannya dimasukkan ke dalam sistem mel dalaman dan dihantar dengan tangan oleh orang mel.

Sebaik sahaja anda menerima salinan anda, anda biasanya mempunyai beberapa hari untuk memikirkan jawapan anda. Jika isu itu mendesak, anda akan menghubungi mereka, tetapi sebaliknya, anda akan menaip jawapan, mencetaknya dan memasukkannya semula ke dalam sistem mel dalaman.

Ya, ia adalah proses yang lebih perlahan, dan masa pemulihan akan terasa seperti seumur hidup dalam dunia pekerjaan hari ini. Tetapi ia memberi anda manfaat masa untuk berfikir.

Sekarang semuanya serta-merta. Orang ramai menjangkakan e-mel akan dibalas pada penghujung hari, sama ada terbaik atau paling teruk, dalam masa sejam.

Apabila e-mel mula-mula diperkenalkan, ia terasa membebaskan. Saya masih ingat memikirkan betapa hebatnya dan bagaimana ia akan menjadikan semuanya lebih produktif. Malangnya, itu tidak menjadi kesnya.

Produktiviti jatuh

Seperti yang dikeluhkan oleh Pengarang Gretchen Rubin, "Teknologi adalah hamba yang baik tetapi tuan yang buruk".

Ramai di antara kita telah menjadi ketagih dengan e-mel, dengan hari kita dikawal oleh peti masuk e-mel. Seperti yang dijelaskan oleh pakar kewangan Alan Kohler dalam item berita baru-baru ini, ia membunuh produktiviti kita. Saya mendapati statistik yang dia kongsikan tentang jumlah e-mel yang dihasilkan setiap hari mengejutkan dan juga tidak mengejutkan. Menurut penyelidikan yang dikongsinya, 350 bilion e-mel mendarat dalam peti masuk setiap hari, yang bersamaan dengan kira-kira 70 e-mel bagi setiap orang dewasa di seluruh dunia setiap hari.

Itu angka yang sangat besar, namun, saya mengesyaki anda mungkin berfikir, 'Ya, itu kira-kira berapa banyak yang saya terima' (atau anda mungkin menerima lebih banyak).

E-mel berguna, tetapi ia juga menjadi tongkat untuk tabiat buruk di tempat kerja.

Cabar tabiat buruk

Orang ramai menghantar e-mel daripada melangkah ke perbualan yang mencabar.

Orang ramai menghantar e-mel untuk mengeluarkan isu itu dari meja mereka dan ke meja orang lain.

Orang ramai menghantar e-mel untuk menyebarkan akauntabiliti dan mengelakkan membuat keputusan.

Orang ramai menghantar e-mel kerana ia lebih pantas daripada pendekatan komunikasi alternatif.

Orang ramai menghantar e-mel di luar waktu kerja sebagai percubaan untuk menunjukkan kepada orang ramai betapa sibuknya mereka.

Senarai itu pastinya tidak lengkap, dan saya pasti anda boleh menambahnya. Apa yang anda rasa hilang?

Miliki peranan anda

E-mel memainkan peranan dalam kehidupan profesional dan peribadi kita, jadi anda mahu mencabar peranan yang mereka mainkan untuk anda.

Tanya diri anda:

• Adakah ini perlu menjadi e-mel, atau adakah saya akan mendapat hasil yang lebih baik dan berkesan jika saya mengangkat telefon dan menelefon?
• Jika saya menghantar e-mel, adakah maksud saya jelas mengapa saya menghantarnya dan apa yang saya perlukan daripada penerima?
• Adakah setiap orang dalam senarai itu benar-benar perlu menjadi penerima, atau adakah saya melepas tangan atau bagaimana?
• Adakah nada e-mel itu jelas, atau mungkinkah ia terbuka kepada salah tafsir?
• Adakah saya terlibat dalam perang e-mel dengan rakan sekerja, dan adakah ini akan mencetuskan isu ini?

Elakkan beban berlebihan

Mengelakkan lebihan e-mel memerlukan disiplin, amalan dan cara bekerja yang dipersetujui.

Sebagai satu pasukan, bincangkan tentang bila e-mel ialah kaedah komunikasi yang sesuai dan bila alat lain atau perbualan bersemuka lebih berkesan.

Selain itu, ia boleh membantu untuk menetapkan protokol untuk menghantar e-mel. Sesetengah organisasi mempunyai piawaian khusus dan telah menerima pakai hari tanpa e-mel atau tempoh masa tanpa e-mel.

Organisasi lain secara eksplisit tentang cara mengendalikan e-mel di luar waktu kerja standard. Contohnya, menggunakan peringatan dalam blok tandatangan [“Nota: Saya bekerja secara fleksibel, jadi e-mel ini telah dihantar pada masa yang sesuai untuk saya. Syarikat XX menyokong amalan kerja yang fleksibel, jadi sila balas e-mel ini semasa waktu kerja standard anda“].

Yang lain mempunyai peraturan yang ditadbir sistem tentang menghantar e-mel di luar waktu kerja seseorang. Sebagai contoh, jika anda cuba menghantar e-mel di luar waktu kerja standard orang itu, anda mendapat gesaan yang dijana sistem yang bertanya kepada anda - "Adakah anda mahu menghantar mesej ini di luar waktu kerja standard penerima?".

Jangan menjadi hamba kepada ding e-mel atau makluman mesej. Matikan makluman pemesejan supaya anda boleh mengawal masa dan cara anda berinteraksi dengan e-mel.

Juga, pertimbangkan perkara berikut:

• Semasa mengarang e-mel, utamakan kejelasan dan kesingkatan. Nyatakan dengan jelas tujuan e-mel dan tindakan yang diingini untuk mengelakkan kekeliruan dan berulang-alik yang tidak perlu.
• Mempunyai tajuk subjek yang jelas supaya penerima boleh mengutamakan dan mengkategorikan e-mel dengan berkesan.
• Hanya hantar e-mel kepada orang yang memerlukannya, dan elakkan daripada cc berbilang orang.
• Jika boleh, sentuh e-mel sekali sahaja. Ini bermakna, apabila ia masuk ke dalam peti masuk anda, tentukan yang mana boleh diambil tindakan serta-merta dan yang mana perlu difikirkan lebih lanjut.
• Jangan hantar e-mel apabila anda tertekan dan dalam 'mod reaksi'.
• Pertimbangkan masa untuk membalas, memajukan dan menggelung dalam ahli pasukan tertentu untuk mengelakkan gelung yang tidak perlu dalam e-mel dan kesesakan lalu lintas e-mel.

Tetapkan zon tenang

Apabila anda ingin melakukan kerja yang mendalam dan bernas, anda memerlukan ruang dan masa untuk berfikir dan merenung. Adalah mencabar untuk melakukannya apabila anda berulang-alik antara tugas dan membalas e-mel.

Sentiasa menyemak e-mel mengganggu aliran kerja, keberkesanan dan produktiviti.

Ia membantu untuk menyekat masa hari anda dan mengetepikan masa khusus untuk membalas e-mel. Di luar masa itu, jangan lihat e-mel anda.

Saya telah melihat orang yang mempunyai mesej di bahagian bawah tandatangan e-mel mereka menasihatkan bahawa mereka mempunyai 'peti masuk senyap' dan hanya menyemak e-mel mereka pada waktu pagi dan petang. Walaupun pendekatan itu mungkin tidak sesuai dengan semua peranan atau tempat kerja, tentukan perkara yang sesuai untuk anda.

Peti masuk zero bukan pil ajaib

Terdapat rasa lega apabila anda tidak mempunyai e-mel dalam peti masuk anda, dan ramai pakar produktiviti mengesyorkan agar anda berusaha untuk ini.

Pendekatan Peti Masuk Zero melibatkan pemprosesan e-mel secara berkala dan mengambil tindakan ke atasnya (iaitu membalas, memfailkan atau memadam) untuk mengekalkan peti masuk yang bersih dan teratur. Pakar mencadangkan membuat folder dan label untuk mengkategorikan dan menyusun e-mel berdasarkan projek, pelanggan atau keperluan mendesak. Walau bagaimanapun, pendekatan ini bukanlah pil ajaib, terutamanya apabila mencapai 'sifar' menjadi objektif utama hari bekerja anda.

Pada permulaan setiap hari, jelaskan di mana anda perlu memberi tumpuan dan mengarahkan tenaga anda. Lakukan perkara yang paling penting dahulu apabila anda segar, dan otak anda berada pada kapasiti optimum. Semak dan balas e-mel pada masa yang sepadan dengan gaya pemikiran dan tenaga yang diperlukan.

Anda mahu mengawal hari bekerja anda, bukan membiarkan elemen dan teknologi lain mengawal hari bekerja anda.

Ini pertama kali diterbitkan di michellegibbings.com

Artikel ini diterjemah dari:

Who Controls Your Day? Mastering Email Overload