别把会议与协作混淆

回想起我在企业工作的日子，我经常会一整天在无缝衔接的会议中度过。我匆忙地从一个会议赶到另一个会议，当有一个会议被取消时，我会感到一丝雀跃。“太好了，我的时间又回来了”，我对自己说。

如今，在大多数组织中，开会文化仍然普遍存在，在疫情期间，我们花费了越来越多的时间在会议上。哈佛大学的一项研究发现，人们参加的会议增加了13％，每个会议的参加人数也增加了，尽管平均会议时间缩短了20％。

回到视频会议的时期，参加会议经常感觉像此视频，你肯定还记得过去几年中一些难忘的Zoom时刻。毫无疑问，会议和虚拟会议将继续存在。

会议本该是连接、辩论、决策和学习的机会，然而，可悲的是，会议的目的通常缺失或被忽视，很多人对此感到厌烦，因为：

它们很少按时开始和结束-有些人迟到，有些人提前离开，有些人缺席
通常没有明确的目的或议程，因此准备工作的水平不同
会议主持不好，对话东拉西扯，被少数大的声音所主导
你通常会在会议上一无所成地离开，然后认为那是浪费时间

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这篇出色的哈佛商业评论文章挑战你探索我们召开会议背后的心理，并打破束缚我们的期望和假设。同样重要的是向自己发起挑战并考虑“这需要开会吗？”因为它不是唯一的选择。

当你需要开会时，你会想让会议变得有价值。正如我之前写过的那样，有些事情可以提高你的会议效果。在会议中经常缺少的是引导。通过引导对话，您可以最好地确保真正的协作。

一位优秀的引导者知道如何引出他人的想法和思考，平衡竞争性和多元的观点。他们能确保每个参与者都感到被倾听和受到重视。他们注意周围发生的事情—包括说出来和没说出来的。他们与参与者合作，真正发挥彼此最好的一面，这是协作的终极好处。

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当领导在团队会议和讨论中运用引导技巧时，他们确保人们感到被倾听，认识到那对团队参与度的积极影响。当一个人被倾听时，他们感觉你重视他们。他们感觉他们的观点受到考虑，你对他们所说的话感兴趣。被倾听并不意味着你需要认同他人的观点，它意味着当这个人和你交谈时，你在当下。你由衷地对他们在说什么感兴趣，提问，并在分享你的想法或提供解决方案之前寻求澄清。

促进者知道他们不拥有所有的答案。相反，智慧就在会议室里，他们的角色是引导对话，以便这些答案、思想和观点被发掘和分享。

正如萨姆·凯纳在《参与式决策促进者指南》中写道：“促进者的工作是支持每个人发挥他们最佳的思考能力。为此，促进者鼓励全面参与，促进相互理解，培养共同责任感。”

采取这种方法时，有几个因素需要考虑：

1. 会议的议程可能是流动的

这意味着虽然事先已大致规划会议，但在当天，会议的形式和内容可能会依参与者的需求进行调整和改变。这种方法有助于确保参与者对会议的结果有共同的认可和责任感。

2. 关注理解和连接

在会议开始时，你需要花时间了解并揭开参与者们对会议的期望和希望。

3. 优良引导的过程

你需要考虑是否需要一个中立的引导者，他/她在讨论的结果上没有任何利益关系，因此没有潜在的议程或目的。

4. 合理地构建会议

为了确保人们可以以各种方式分享想法和提供反馈，从而考虑到不同的沟通风格和在大型群体中表达意见的舒适程度.

5. 引导者能敏锐地观察和察觉

洞悉会议室内所说出的和未被说出的内容，他将积极地寻求让想法、见解和顾虑浮出表面。以此，每个参与者都会感觉到他们有参与和贡献的机会。

6. 创建一个安全的空间

让参与者能够分享、辩论和对当天的内容有所贡献，并且持不同意见的人不会受驳斥。相反，人们对所有被提出的想法都保持好奇心。

学习如何引导讨论不仅仅是专业促进者的一项有效技能。它是一项有价值的终身技能，在所有专业领域都很重要，这项技能永远不会过时。

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