Masalah Biasa Yang Dihadapi Organisasi Dan Cara Mengatasinya

Di tempat kerja, hampir semua orang boleh memberitahu anda tentang masalah yang ada dan siapa yang patut dipersalahkan. Walau bagaimanapun, dalam kebanyakan kes, ramai yang akan membisu apabila ditanya, dan kerap kali, yang dipersalahkan adalah sang pemimpin.

Sebagai seorang pemimpin, saya teringin sekali untuk membela nasib pemimpin-pemimpin lain dan menyarankan bahawa sebahagian daripada tanggungjawab itu terletak pada mereka yang berada di luar lingkungan barisan kepimpinan.

Ini kerana apabila suasana organisasi kelihatan seperti tidak ada isu-isu yang mendesak, pemimpin berkenaan tidak tahu-menahu jika ada sesuatu yang tidak kena. Tetapi ini tidak mengecualikan seseorang pemimpin daripada memikul tanggungjawab sepenuhnya.

Menurut John C. Maxwell,

KEPIMPINAN SESEORANG ITU MENENTUKAN JATUH BANGUNNYA SETIAP SESUATU.

Lazimnya, isu-isu dalam sesebuah organisasi berpunca daripada masalah-masalah biasa yang berkisar pada penglibatan dan pelaksanaan. Punca setiap masalah adalah kurangnya kesedaran diri, sama ada dalam kalangan pasukan kepimpinan atau kakitangan, atau kedua-duanya secara menyeluruh.  

Artikel berkaitan: Jujur Menilai Diri

Mari kita lihat lima masalah biasa yang wujud dalam setiap organisasi, dan langkah yang boleh diambil untuk menanganinya.

1. Budaya kerja silo 

Sebagai kakitangan, kita mungkin tidak sedar bagaimana kerja kita memberi kesan kepada tugas rakan sekerja di jabatan lain. Para pekerja tidak dapat melihat gambaran besar bagaimana sesebuah organisasi beroperasi secara menyeluruh untuk mencapai matlamatnya. Akibatnya, terbentuklah budaya kerja secara silo.

Jika kita dalam bahagian Jualan, kenapa kita perlu ambil tahu tentang apa yang berlaku di jabatan Sumber Manusia atau Kewangan? Ia tiada kena-mengena dengan kita, bukan? Apabila sikap sedemikian dibiarkan membarah, ia akan melahirkan pelbagai akibat yang berpotensi membawa kecelakaan.

Bagaimana mengatasinya? Mengadakan mesyuarat yang melibatkan semua jabatan sekali atau dua kali sebulan adalah cara baik untuk berkongsi perkembangan (termasuk kejayaan dan cabaran) di jabatan masing-masing.

Para pemimpin boleh mengambil peluang ini untuk mengutarakan idea bagaimana jabatan-jabatan mereka boleh bekerjasama bagi menyelesaikan sesuatu masalah atau mengambil kesempatan daripada hasil yang memberangsangkan. Dengan cara ini, mereka betul-betul dapat mengeluarkan anak buah mereka daripada gelembung pasukan dan memberi perspektif yang lebih meluas tentang sumbangan mereka kepada organisasi secara keseluruhannya.

2. Tiada pemimpin yang ketara 

Pemimpin yang mengurus secara mikro atau yang menghilangkan diri untuk masa yang lama boleh menjadi penyebab berlakunya masalah besar. Steve Jobs pernah berkata yang beliau menggaji kakitangan yang bijak supaya mereka boleh memberitahunya apa yang perlu dilakukan. Tetapi ini tidak bermakna yang beliau hanya menjadi bayang-bayang di Apple dan membiarkan orang lain membuat kerja.

Pekerja yang bijak juga perlu diberitahu sama ada apa yang dilakukan mereka seiring dengan hala tuju syarikat. Adalah mustahil untuk seseorang pekerja itu mengetahui jika langkah yang diambilnya adalah betul atau tidak jika tiada pemimpin mengemudi bahtera.

Bagaimana mengatasinya? Pemimpin yang efektif melibatkan diri dengan pasukan sepanjang masa. Mereka sentiasa memberi sokongan yang diperlukan dan mudah dihubungi untuk mendapatkan nasihat dan panduan. Mereka perlu bersifat proaktif dalam mengenal pasti apa yang diperlukan oleh kakitangan untuk menjalankan tugas dengan lebih baik.

3. Tatkala cabaran menjelma, suasana menjadi senyap dan sunyi

Kebanyakan pemimpin pasti tahu bagaimana rasanya berada di dalam sebuah bilik yang penuh dengan kakitangan tatkala mencari punca berlakunya sesuatu isu. Sebaik sahaja ditanya tentang permasalahan berkenaan, bilik mesyuarat akan tiba-tiba menjadi senyap. Tiada sesiapa ingin membuat apa-apa untuk mengganggu keadaan. Ini mungkin bermakna mereka tidak yakin pada pucuk pimpinan atau sama ada penyelesaian boleh dicapai atau tidak. Kadang-kadang ia adalah kedua-duanya.

Bagaimana mengatasinya? Ini mungkin pahit untuk ditelan tetapi apabila semua orang diam seribu bahasa, inilah masanya pemimpin harus membuka bicara. Inilah masanya untuk mengeluarkan kata-kata yang berani. Ia adalah tugas sang pemimpin untuk menyuarakan pendapat yang tidak berani disuarakan orang lain.

Mungkin ada sesetengah pekerja yang kurang selesa berbicara tentang kepayahan yang dialami dan mengapa ia timbul, tetapi inilah satu-satunya cara untuk mengemudi pasukan anda untuk mencapai penyelesaian. Janganlah lari dari masalah; ia hanya akan meruncingkan suasana dan menjadikannya lebih sukar untuk ditangani.  

4. Tiada penghargaan diberi. Tak pernah.

Isu ini lumrah berlaku dalam mana-mana industri. Apabila terjadi, ia boleh memberi kesan yang paling negatif. Apa yang terjadi adalah pemimpin-pemimpin sering dibelenggu dalam dunia sendiri: dalam menangani masalah yang tidak pernah surut, mereka akan berasa yang mereka tiada masa untuk memikirkan perkara lain selain daripada tugas yang sedang disiapkan. Hasilnya, mereka terlepas pandang kakitangan yang bertungkus lumus menyiapkan tugasan yang diberi. Kakitangan akan merasa tidak dihargai, yang mereka tidak penting.

Bagaimana mengatasinya? Pemimpin perniagaan tidak ada alasan untuk tidak melibatkan diri dengan kakitangan yang mereka bersemuka setiap hari.

Tunjukkan penghargaan kepada sumbangan kakitangan anda dengan kata-kata seperti, “Hei Tony, terima kasih kerana menyediakan slaid itu untuk saya – bagus kerja kamu, saya sangat menghargainya.” Itu sudah cukup untuk membuat pekerja anda merasa dihargai. Atau anda boleh juga berbelanja mereka makan tengah hari di luar, atau belikan mereka tiket untuk menonton wayang.

Sebagai seorang pemimpin, anda boleh menunjukkan yang anda prihatin dalam pelbagai cara, dan yang paling mudah adalah dengan memberikan pujian ikhlas kepada kakitangan atau rakan sekerja setiap hari. Biasakan diri membuatnya tetapi ia haruslah ikhlas dan spesifik. Anda mungkin akan terkejut dengan perbezaan yang terhasil.

Artikel berkaitan: Penghargaan: Rendah Kos, Tinggi Impak  

5. Tiada ‘kita’ atau ‘kami’

Kepimpinan yang lemah selalunya wujud kerana kecenderungan untuk membolot segala pujian di atas kerja orang lain atau meletakkan kesalahan ke atas orang lain apabila sesuatu yang buruk berlaku. Kedua-dua kecenderungan ini boleh membawa kesan negatif yang besar kepada kakitangan.

Menurut pakar psikologi, tanggapan negatif akan memberi kesan yang berpanjangan daripada yang positif. Pemimpin yang mengambil pendekatan ‘Saya, diri saya dan aku’ hanya akan mewujudkan suasana tempat kerja yang memecahbelahkan, toksik, dan terdiri daripada kakitangan yang tersisih dan menyendiri.

Bagaimana mengatasinya? Gunakan perkataan ‘kita’ dan ‘kami’ sebanyak mana yang mungkin dalam pelbagai cara yang membina dan positif dan letakkan orang lain sebagai tumpuan utama.

Syarikat anda mendapat kontrak yang besar itu? Bagus! Wara-warakan kejayaan ahli pasukan yang mendapatkan kontrak tersebut ke seluruh organisasi. Matlamat suku tahun terkini masih belum tercapai? Sukarnya keadaan itu! Pastikan anda yang memikul tanggungjawab itu.

Ada yang mungkin berkata bahawa kegagalan patut ditanggung bersama, seperti juga kejayaan. Tetapi apabila keadaan menjadi sulit, kakitangan akan memerlukan pemimpin yang membuat keputusan, dan pemimpin yang baik adalah mereka yang tidak menuding jari kepada orang lain, tidak kira dalam apa jua keadaan.

Untuk membaca artikel ini dalam bahasa Inggeris, klik 5 common problems SME leaders face — and how they can work to fix them.