Bagaimana untuk Menghentikan Bos Saya dari Membazirkan Masa Saya dengan Delegasi yang Tidak Berkualiti

Kenapa Saya Cuba?

Declan berjalan mondar-mandir, marah. “Saya telah berusaha keras untuk menyelesaikannya. Memastikan bahwa semuanya sempurna dan memenuhi setiap persyaratan projek. Saya bertemu dengan bos saya hari ini, dan beliau mengacuhkannya begitu saja. Beliau adalah contoh utama delegasi yang buruk.”

"Apakah yang dia katakan?" kami tanya.

Dia melepaskan keluhan geram. “Dia melihat apa yang saya lakukan dan mengerutkan kening.”

“Tidak lama kemudian dia berkata, 'Ini bukan yang saya mahukan.'”

“Tetapi itulah yang anda minta!”

"Ya, tetapi saya tidak suka ini. Ia bukan apa yang kita perlukan. Kita perlu melakukan ini secara berbeza.”

Declan melipat tangannya. “Saya melakukan apa yang dia minta, tetapi kemudian dia mengkritik kerja itu dan membuatkan saya mula semula? Saya sangat penat. Jika dia hanya akan membuang masa saya, mengapa bersusah payah mencuba?”

Kemudian, bercakap dengan pengurus Declan, dia berterima kasih atas kerja Declan, tetapi juga keliru. “Mengapa dia berpuas hati dengan sesuatu yang tidak dilakukan mengikut apa yang kita perlu lakukan?”

Declan kecewa—begitu juga pengurusnya.

Sebab Bos Anda Mungkin Membuang Masa dengan Delegasi yang Tidak Berkualiti

Di tengah-tengah kekecewaan mereka antara satu sama lain adalah konflik jangkaan.

Declan berasa seperti dia mempunyai parameter yang jelas, tahu tugasan dan mula bekerja. Dia menjangkakan bahawa dengan memenuhi parameter tersebut, dia telah melakukan kerja yang baik dan pengurusnya akan mengakui kerja itu.

Jika anda seperti Declan, itu mungkin semua masuk akal.

Dan, jika anda seperti Declan, apabila anda mewakilkan, anda mungkin memikirkan kriteria kejayaan dan memberi seseorang hasil yang jelas untuk ditemui. Jadi, anda mengharapkan orang lain melakukan perkara yang sama.

Tetapi apa yang berlaku dengan pengurus Declan?

Dia mempunyai jangkaan yang berbeza. Jangkaannya mungkin termasuk peluang untuk mengulangi. Untuk melihat sesuatu sebelum dia boleh membalasnya dan mengetahui sama ada ia akan berfungsi, masuk akal atau memenuhi keperluan. Untuk melakukan apa yang paling penting.

Bagi pemimpin jenis ini, keupayaan mereka untuk melihat dan menyentuh produk kerja adalah penting. Sebaik sahaja mereka dapat melihat dan merasakannya, maka otak mereka berfungsi dan mula membuat sambungan. Kadangkala sambungan tersebut menghasilkan peningkatan yang "menyenangkan" pada saat-saat akhir yang memastikan semua orang bekerja melepasi tarikh akhir, tetapi benar-benar menghasilkan produk yang lebih baik.

Pada masa lain, melihat dan menyentuh produk kerja membuatkan mereka sedar betapa sesuatu yang berbeza akan lebih memenuhi keperluan pasukan atau pelanggan. Jadi, mereka menghapus segala-galanya dan memulakan semula. Tetapi mereka tidak boleh memberitahu anda bahawa sebelum mereka melihat, menyentuh, dan merasakan sesuatu yang ketara.

Jika anda seperti pengurus Declan, anda mungkin berharap bahawa lelaran pertama yang anda dapat akan memenuhi jangkaan anda. Tetapi selalunya, anda menerima produk kerja yang mengecewakan anda. Ia tidak memenuhi jangkaan yang anda tidak tahu yang anda miliki—sehingga anda melihat sesuatu yang tidak memenuhinya.

Cara Membantu Bos Anda Berhenti Membuang Masa Anda dengan Delegasi yang Tidak Berkualiti

Terdapat langkah yang boleh anda ambil untuk membantu menyelaraskan jangkaan, mengurangkan kekecewaan anda dan membantu bos anda berhenti membuang masa anda dengan perwakilan yang tidak baik.

• Jelaskan Niat
• Lukiskan Butiran
• Fokus pada Bukti Konsep
• Terangkan Tradeoffs
• Bonus: untuk Pengurus yang Berjuang dengan "Delegasi Buruk"

1. Jelaskan Niat

Pada kali seterusnya pengurus anda membawa projek kepada anda, tanya tentang niat mereka. Anda mungkin mengingati situasi lalu dan menjelaskan niat anda untuk perbualan itu. Sebagai contoh:

“Saya masih ingat kali terakhir kita mengusahakan projek seperti ini. Saya meluangkan banyak masa padanya dan kemudian anda mahu pergi ke arah yang berbeza. Niat saya adalah untuk memastikan saya memahami perkara yang anda cari dan meminimumkan kekecewaan. Adakah ini projek seperti itu di mana anda ingin sesuatu untuk bertindak balas? Atau adakah anda melihatnya sebagai lengkap dan selesai pada kali pertama?”

Jika mereka menjelaskan bahawa mereka perlu melihatnya untuk mengetahui dengan pasti, kini anda tahu cara untuk meneruskan. Sediakan garis masa yang membenarkan lelaran dan bukti awal konsep (lihat langkah 3).

2. Lukiskan Butiran

Seterusnya, anda ingin mengeluarkan seberapa banyak butiran yang mungkin tentang perkara yang akan dicapai oleh tugas itu. Tidak cukup untuk mendapatkan butiran khusus tentang perkara yang mereka fikir mereka mahu. Tanya mereka apa yang akan dilakukan. Apakah yang akan dicapai? Bagaimanakah ia akan meningkatkan pengalaman pelanggan? Atau kecekapan pasukan anda?

Tumpukan masa pada hasil yang ingin mereka capai. Sebaik sahaja anda mengetahui hasil tersebut, anda boleh bertanya soalan dan membantu mereka memikirkan butirannya. Ini akan mengurangkan bilangan lelaran yang perlu anda buat (dan menjadikan anda seorang pemikir yang lebih strategik).

3. Fokus pada Bukti Konsep

Jika anda menjelaskan kriteria kejayaan dan kemudian bekerja keras untuk membina penyelesaian yang sempurna, cuba pendekatan baharu. Anda boleh menjimatkan masa dan kekecewaan dengan memulakan dengan pembuktian konsep.

Daripada menghantar produk siap, mulakan dengan versi ringan. Apakah draf tugas yang memberi pengurus anda sesuatu untuk dijawab?

Berikan perincian yang mencukupi yang boleh anda tanya, "Adakah ini di landasan yang betul? Adakah ia berasa baik untuk anda?”

Semasa anda mengeluarkan butiran, anda mungkin mendengar pengurus anda mengatakan perkara yang samar-samar, seperti "Ia perlu menyanyi" atau "Saya mahu ia mempunyai semangat muda." Ini adalah piawaian subjektif yang berbeza-beza—dan ia termasuk dalam kategori "Saya akan mengetahuinya apabila saya melihatnya." Oleh itu, berikan mereka sesuatu untuk dilihat sebelum anda melakukan semua usaha membina sesuatu yang bukan apa yang mereka inginkan.

4. Terangkan Tradeoffs

Walaupun anda menjelaskan niat, mengeluarkan butiran dan menumpukan pada bukti konsep, anda masih akan mengalami kekecewaan apabila pengurus anda meminta lebih banyak, mengubah fikiran mereka atau mahu pergi ke arah yang berbeza.

Anda mungkin berasa kecewa dan bertanya kepada diri sendiri, "Tidakkah saya mempunyai masa untuk itu? Tidakkah mereka faham apa yang mereka tanyakan?”

Jawapan ringkas selalunya, "Tidak, mereka tidak tahu." Mereka hidup dalam dunia kemungkinan dan membimbing pasukan untuk mencipta masa depan yang tidak wujud. Jadi anda perlu membantu mereka memahami pertukaran.

Eja sahaja. “Inilah yang boleh kami lakukan-dan inilah pertukaran yang diperlukan.”

Pengurus anda mungkin memutuskan versi semasa adalah mencukupi. Atau projek lain boleh menunggu. Atau mereka akan mencari lebih banyak sumber. Tetapi mereka tidak boleh membuat sebarang keputusan tersebut melainkan anda memberi mereka maklumat.

5. Bonus: Apa yang Perlu Dilakukan Jika Anda “Pewakilan Tida Berkualiti”

Jika anda lebih seperti pengurus Declan dengan keperluan yang kerap untuk bertindak balas dan berulang, jelaskan tentang perkara itu dari awal. Ini akan membantu orang anda mengeluarkan butiran dan menumpukan pada bukti konsep. Mereka juga akan dapat menganggarkan masa dan tenaga mental untuk penambahbaikan atau permulaan semula sepenuhnya apabila diperlukan.

Selain itu, apabila anda membalas produk kerja, urus komunikasi anda supaya anda tidak mengkritik kerja mereka. Memberitahu seseorang bahawa produk mereka tidak menyenangkan apabila mereka mencurahkan sepenuh hati untuk melakukan perkara yang mereka fikir anda akan bertanya sering dianggap sebagai kritikan terhadap kerja mereka.

Tetapi ia tidak, atau sekurang-kurangnya, ia tidak sepatutnya. Anda boleh mencuba sesuatu seperti “Inilah yang saya minta—dan anda telah melakukan kerja yang baik untuk membinanya. Dan, semasa saya melihatnya, saya menyedari ini tidak akan berfungsi seperti yang kita harapkan. Inilah yang saya lihat… Apa yang akan anda tambahkan?”

Tanggapan ini memperkasakan kakitangan anda, mengelakkan melemahkan semangat pasukan anda dan menyertakan mereka dalam penyelesaian masalah.

Giliran awak

Anda boleh membantu menguruskan kekecewaan yang datang daripada bos yang membuang masa dengan delegasi yang tidak baik dengan mengambil tanggungjawab untuk komunikasi anda. Selaraskan jangkaan dengan menjelaskan niat, mengeluarkan butiran, menyediakan bukti konsep, dan menerangkan pertukaran. Bersama-sama, anda dan pengurus anda akan membina produk, perkhidmatan dan projek yang jauh lebih berkesan—dengan mengurangkan masa dan sakit kepala yang terbuang.

Kami ingin mendengar daripada anda: Apakah salah satu teknik anda apabila bekerja dengan pengurus yang tidak begitu hebat dalam perwakilan?

Artikel ini pada asalnya diterbitkan di Let's Grow Leaders.

Artikel ini diterjemah daripada artikel:

How to Stop My Boss from Wasting My Time with Their Bad Delegation